Dokumenten-Management-System

Das Warenwirtschaftssystem SilverERP verfügt über ein eigenständiges, revisionssicheres Dokumenten-Management-System (DMS)

Genau wie das Cloud-ERP liegt auch das DMS in der Cloud. In diesem DMS werden neben manuell hinzugefügten externen Dokumenten auch automatisch alle über das Online ERP gedruckten Belege (Angebote, Rechnungen, etc.) gespeichert. Das Dokumenten Management System ist zu 100% in unserem Cloud-ERP-System integriert.

Das System bietet die Möglichkeit, Dokumente umfangreich zu verschlagworten, damit können diese bei späteren Suchvorgängen schnell und komfortabel gefunden werden. Dokumente können in nahezu jedem Umfeld dem DMS hinzugefügt werden, die dann dem jeweiligen Kontext logisch zugewiesen sind. Es ist auch möglich, Dokumente ohne einen spezifischen Kontext in das DMS zu laden und sie mit einer ERP-Funktion oder einem ERP-Dialog zu verknüpfen. Zum Beispiel an den Dialog zur Verwaltung der Artikelstammdaten, um allgemeine Benutzerhinweise, Betriebsanleitungen, Qualitätszeugnisse, technische Zeichnungen und vieles mehr hochzuladen.

Es können eine Vielzahl von Dateiformaten hochgeladen werden: Belege und Dokumente im PDF-Format, Office-Dokumente, Bild- oder Videodateien oder auch ZIP-Archive. Eine Vorschau der Datei im DMS-Browser sehen Sie allerdings nur für PDF-Belege, Text-Dokumente und Bild-Dateien.

Im Gegensatz zu separaten, vom ERP losgelösten Dokumenten Management Systemen, verzichtet das SilverERP-DMS auf eine (traditionell: hierarchische) Ordner-Struktur. Dadurch, dass die ins DMS geladenen Dokumente mit ERP-Vorgängen und/oder Stammdaten verknüpft werden, können diese Daten auf diese Weise leicht gefunden auch wieder aufgerufen werden. Automatische Belegspeicherung und Verschlagwortung Wenn beispielsweise ein Angebot gedruckt wird, wird der Beleg automatisch dem DMS hinzugefügt und verschlagwortet. Der Benutzer kann im Nachgang natürlich noch eigene Schlagworte hinzufügen.

Externe Dokumente

  • Dokumente können jedem beliebigen Datensatz oder Vorgang, der in einem ERP-Dialog verwaltet werden kann, zugeordnet werden.
  • Dokumente können gleichzeitig mit mehreren Datensätzen verknüpft werden.
  • Dokumente können direkt im DMS erstellt werden.

Schlagwortverwaltung

Um sicherzustellen, dass alle Benutzer einheitliche Schlagworte für die DMS-Uploads verwenden, können gespeicherte Schlagwort-Sammlungen erstellt werden. Aus diesen vordefinierten Schlagwort-Sammlungen kann beim Hochladen gewählt werden zu den manuell eingegebenen Schlagwörtern hinzugefügt werden. Schlagwort-Sammlungen können für verschiedene Dialoge (Artikel, Kunden, Angebote, etc.) unterschiedlich angelegt werden.

Gespeicherte Suchanfragen

Bei Suchanfragen im DMS wirken die Schlagwort-Sammlungen gleichzeitig als gespeicherte Suchabfragen und können als Filter verwendet werden. Auf diese Weise entstehen virtuelle "Ordner", um Dateien abzulegen und wieder aufzurufen. Im Unterschied zu einem regulären Ordner, kann sich eine Datei jedoch in mehr als nur einer Sammlung befinden, je nachdem mit welchen Schlagworten man die Datei versehen hat.

Freie Suche

Dokumente die nicht mit einem Vorgang oder Datensatz verknüpft sind oder von denen ein bestehender Bezug unbekannt ist, können programmweit mit beliebigen Suchbegriffen gesucht und gefunden werden. Suchergebnisse können in der Vorschau (insofern es sich um PDF-Dokumente, Bilder oder Textdateien handelt) sofort besichtigt werden.

Dokumente können in das DMS ein- und wieder ausgecheckt werden. Dokumente können dabei nur von Usern ausgecheckt werden, die für den entsprechenden Kontext bzw. Dialog die entsprechenden Rechte besitzen. Das wieder Einchecken eines Dokuments kann nur durch den User erfolgen, der das Dokument ausgecheckt hat.

Belege per E-Mail versenden

Belege, die im DMS abgelegt wurden, können jederzeit per E-Mail versendet werden.

Belege im DMS unterzeichnen

Wenn ein Beleg technisch dafür aufgesetzt ist, kann das Dokument direkt in SilverERP mit einer Unterschrift versehen werden (z.B. um einen Lieferschein durch einen Kunden gegenzeichnen zu lassen). Das unterzeichnete Dokument wird nun als Revision des Dokuments im SilverERP Dokumenten Management System abgelegt.

Revisionssicheres DMS

Das Dokumenten Management System des Cloud-ERP SilverERP verwahrt alle im ERP erstellten Belege und Dokumente, versandte E-Mails und manuell ins DMS geladene Dateien revisionssicher auf. Das bedeutet, dass sichergestellt ist, dass keine Dokumente verloren gehen können oder Änderungen an archivierten Dokumenten erfolgen, ohne dass evt. Änderungen nachzuvollziehen sind.

Archivierte Dokumente können nur von Anwendern eingesehen werden die über die entsprechende Berechtigung verfügen. Das DMS erfüllt die Voraussetzung für ein revisionssicheres Archivsystem und entspricht den Anforderungen, die sich aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung sowie den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie dem Datenzugriff, ergeben.

Features

  • Automatisierte Verschlagwortung der Dokumente
  • Schneller Zugriff auf alle archivierten Dokumente
  • Zugehörigkeit von Dokumenten durch Gruppierung
  • Revisionierung aller Dokumentversionen
  • Historie aller Änderungen eines Dokuments
  • Dokumentenwerdegang (Ersteller, Erstellungs-/Änderungsdatum usw.)
  • Archivierung freier und zusätzlicher Dokumente
  • Sicherung aller Dokumente durch Backup der Datenbank
  • Zugriffsverwaltung für Benutzer
  • Automatisierte und Individuelle Vorgänge durch Workflows realisierbar
  • Kein „Echtes“ Papier mehr nötig
Michael Syré
Michael Syré

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