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Ade Stempeluhr – Zeiterfassung für Mitarbeiter, Teams und Projekte direkt im ERP-System

SilverERP ist mit der Integration einer Zeiterfassung wieder einen Schritt voraus. Erfahren Sie hier,…

Seit Mai 2019 sind nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshof (EuGH) Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter digital zu dokumentieren. Arbeitsstunden unterliegen somit einer elektronischen Erfassungspflicht ab Stunde Null. Laut EuGH müssen die Daten der Zeiterfassung fortan verlässlich, objektiv und jederzeit zugänglich sein. Die EU-Mitgliedstaaten sind dazu aufgerufen, dies als Maßnahme für die gesetzlich vorgeschriebene Mindestruhezeit sowie der Einhaltung von Arbeitszeitrichtlinien umzusetzen und damit dem Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer Sorge zu tragen. Der EuGH berief sich hierbei auf die Grundrechte-Charta der Europäischen Union. Eine konkrete Ausgestaltung des Beschlusses durch den deutschen Gesetzgeber ist bislang noch nicht erfolgt. Dennoch bereiten sich viele Unternehmen bereits jetzt schon durch softwaregestützte Zeiterfassungs-Tools auf die anstehenden Gesetzesänderungen vor.

Die Entscheidung ist in jedem Fall sinnvoll, aufwendige Abrechnungsprozesse werden somit automatisiert und die Zeitdaten verlässlich ausgewertet und verwaltet. Die Vorteile für die Belegschaft und den Arbeitgeber gleichermaßen liegen auf der Hand: Die automatische Datenübernahme in die Lohnabrechnung, die unkomplizierte Auswertung oder die Erfassung von Arbeitszeiten von Außendienstmitarbeitern sind nur einige Beispiele. Idealerweise ist die Zeiterfassung bereits in die bestehende IT-Infrastruktur eines Unternehmens integriert. Als fester Bestandteil von SilverERP können sich die Kunden der yQ-it über ein modernes, hocheffizientes und rechtssicheres Instrument freuen.

SilverERP optimiert mit der integrierten Zeiterfassung die Geschäftsprozesse

SilverERP verfügt über verschiedene Module zur Zeiterfassung, etwa die Mitarbeiter-Zeiterfassung mit Kommen/Gehen-Buchungen, die Erfassung von Urlaubs- oder Krankheitszeiten, die Projektzeiterfassung und natürlich auch die BDE-Zeiterfassung zur Abbildung von Arbeitszeiten, die im Rahmen von Fertigungsaufträgen anfallen, die mit dem ERP-System gesteuert werden. 

Mitarbeiter-Zeiterfassung

Die Zeiterfassung erlaubt die Dokumentation der täglichen Arbeits- und Pausenzeiten mit Hilfe eines dedizierten Dialogs des Online-ERP-Systems. Der Dialog wurde auf eine unkomplizierte und schnelle Bedienung optimiert, so dass sich auch ungeübte Nutzer dennoch schnell einfinden und mit der Software effizient umgehen können.

Der angemeldete Benutzer wird als Mitarbeiter für die Zeitbuchung vorbelegt, genau wie das Tagesdatum und die aktuelle Uhrzeit. Auch die Art der Zeitbuchung wird durch das ERP-System erkannt und vorgegeben. Der Mitarbeiter muss lediglich die Vorgaben kontrollieren und seine Zeitbuchung mit dem “Speichern”-Befehl sichern. 

Das ERP-System meldet die erfolgreiche Buchung durch eine Hinweismeldung. Außerdem erhält der Mitarbeiter personalisierte Angaben zu Resturlaub, geplanten Urlaubstagen sowie dem aktuellen Zeitsaldo. Auf der rechten Seite des ERP-Dialogs werden die aktuellen Zeitbuchungen des jeweiligen Mitarbeiters zur Einsicht und zur Kontrolle dargestellt.

Um eine Pausenbuchung zu erfassen, ruft der Mitarbeiter lediglich den Zeiterfassung-Dialog erneut auf. Das ERP-System erkennt automatisch, dass es sich bei dieser nächsten Buchung um eine "Gehen"-Buchung handelt und bereitet die Angaben der Maske entsprechend vor: Durch Antippen des Speichern-Befehls erfolgt die Buchung im Zeitkonto des Mitarbeiters.

Einstellungsmöglichkeiten

Das ERP-System erlaubt die Konfiguration von beliebig gestaltbaren Schichtmodellen, die für die Zeitbuchungen und Abrechnungen zu Grunde gelegt werden. Mit Schichtenmodellen können Intervalle für Normalzeit, Kernzeit und Anmeldezeit festgelegt werden. So kann z.B. eingerichtet werden, dass für das Schichtenmodell eine Normalzeit von Montag bis Freitag zwischen 07:00 Uhr und 19:00 Uhr gilt, aber eine Kernzeit von 09:00 Uhr bis 15:00 Uhr besteht. Mit dem Intervalltyp Anmeldezeit lässt sich festlegen, dass Zeitbuchungen außerhalb der Anmeldezeit nicht möglich sind. 

Im Schichtenmodell lassen sich ebenfalls die vom Gesetzgeber verpflichtenden Arbeitsunterbrechungen in der Form von festgelegten Ruhepausen hinterlegen; etwa eine Pausenregelung von 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden, oder 45 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden. Falls im Betrieb eine 15-minütige Frühstückspause üblich ist, dann kann dies ebenfalls im Schichtenmodell hinterlegt werden, ohne dass von den Mitarbeitern für Frühstückspause eine Zeitbuchung durchgeführt werden muss.

Zeiterfassung im Homeoffice 

Auch bei Mitarbeitern, die im Homeoffice arbeiten, ist die Erfassung der Arbeits- und Ruhezeiten gesetzlich vorgeschrieben und vom Arbeitgeber einzuhalten. Denn auch, wenn sich die Beschäftigten im Homeoffice befinden, sind die Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeitgesetze einzuhalten. Statt der händischen Erfassung der Arbeitszeiten per Excel-Tabelle oder sonstigen Aufzeichnungen bietet die SilverERP-Zeiterfassung eine komfortable, rechtssichere Dokumentation der Arbeitszeiten, die alle Daten direkt im ERP-System aufbereitet und zur Verfügung stellt.

Urlaubs- und Krankheitstage

Das Online-ERP-System bietet ebenfalls einen dedizierten Dialog für die Planung und Dokumentation von Urlaubstagen sowie die Erfassung von Krankheitstagen der Beschäftigten. In diesem Unterpunkt der Zeiterfassung können außerdem Sonderzeiten und Feiertage eingetragen und über die grafische Tafel übersichtlich ausgewertet werden. Feiertage können mit Hilfe eines Datenimports in die Zeiterfassung übertragen werden.

Wie alle Dialoge in SilverERP unterliegen auch die der Zeiterfassung dem Rollen- und Berechtigungssystem unseres ERP-Systems, so dass sensible Daten nur für berechtigte Mitarbeiter einzusehen und/oder zu verändern sind.

Fazit

Die Gesetzesänderung zur Dokumentation von Arbeitszeiten beschleunigt eine Tendenz, die sich allgemein schon länger abzeichnet: Der Wandel von der Stechuhr über die Vertrauensarbeitszeit hin zur digitalen Zeiterfassung ist in vielen Unternehmen bereits Realität. Mit dem Zeiterfassungsmodul im ERP-System der yQ-it wird eine zukunftssichere Lösung bereit gestellt, die dieser Entwicklung Rechnung trägt. Unsere Kunden schätzen die effiziente Einbettung in SilverERP sehr, nicht zuletzt, weil traditionelle, sperrige Lösungen der Zeiterfassung ersetzt werden konnten. Arbeitszeiten und auch Pausen werden transparent erfasst und den Arbeitskonten gutgeschrieben. Jeder Mitarbeiter kennt sein Stundenkonto, die Anzahl der Überstunden und den Status seiner verbliebenen oder geplanten Urlaubstage. Das Modul spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für Transparenz. Unklarheiten werden dadurch nahezu unmöglich. Die Integration der SilverERP-Zeiterfassung macht die All-in-one-Lösung zum zukunftssicheren, flexiblen und unkomplizierten Bestandteil Ihres Unternehmens.

Für Arbeitgeber stellt die Gewissheit, alle Regelungen zur Dokumentation der Arbeitszeiten gemäß den Forderungen der Gesetzgeber zu beachten, einen enormen Zugewinn dar. Über eine komfortable digitale Zeiterfassung zu verfügen, die direkt im ERP-System integriert ist, birgt zahlreiche Synergieeffekte. Ein weiteres externes Einzelsystem anzubinden wird hierdurch obsolet. Dadurch minimiert sich der Aufwand für die Datensicherung auch in finanzieller Hinsicht. Rollen und Berechtigungen werden anfangs festgelegt und stringent berücksichtigt, dies reduziert wiederum den regelmäßigen Aufwand. Wirklich schlagend bleibt das Argument, dass für dieses Modul nur ein und dasselbe System trainiert und gepflegt werden muss.

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Digitale Zeiterfassung präzise und effizient mit SilverERP

yQ-it bietet mit EuGH-konformer Zeiterfassung in Echtzeit einen großen Vorteil für die SilverERP-Anwender

Die moderne Zeiterfassung mit SilverERP sorgt für die lückenlose Abbildung aller An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter, darüber hinaus können Projektzeiten und die Betriebsdatenerfassung transparent abgebildet werden. Das Modul bildet umfassend und detailliert Ausnahmefälle und Besonderheiten ab und ist somit das Kernstück der monatlichen Zeitabrechnung.

Seit einiger Zeit sind Unternehmen der EU-Staaten dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Angestellten systematisch zu erfassen. Für kleine und mittelständische Unternehmen birgt dies zahlreiche Herausforderungen. SilverERP-Anwender können das integrierte Modul jederzeit aktivieren lassen und einsetzen.

Mitarbeiter können über SilverERP ohne weiteren Aufwand ihre Arbeitszeiten korrekt erfassen. Dies gilt ebenso für projektbezogene Leistungen, Urlaubszeiten oder die Arbeit im Außendienst. Durch die mobile Zeiterfassung können Zeiten bequem im Außendienst oder Homeoffice erfasst werden.

„Die integrierte Zeiterfassung bietet beiden Seiten Sicherheit: Der Arbeitgeber wird über Engpässe oder ineffiziente Prozesse informiert, aber auch über kommende Urlaubsansprüche der Belegschaft. Auch die Mitarbeiter haben jederzeit Überblick über ihre geleistete Arbeitszeit und die Überstunden,“ sagt Gerald Heyer, der als Gesellschafter der yQ-it GmbH maßgeblich die Entwicklung des Moduls leitete. „SilverERP bietet auch hier den Vorteil, webbasiert und flexibel zu sein. Außendienst-Mitarbeiter buchen ihre Zeiten einfach mit dem Smartphone oder Tablet.“

Die Daten schaffen eine transparente Basis für die Ressourcenplanung. Sowohl die Nachkalkulation von Produktions- und Projektzeiten als auch die Dienstpläne werden lückenlos abgebildet. Das Screening der Daten spart insbesondere Zeit und vermeidet  Fehler. Der Einsatz der integrierten Zeiterfassung vereinfacht und verbessert die Prozesse des gesamten Unternehmens durch eine exakte Datenbasis. 

Über yQ-it

Das Portfolio besteht aus WEB- und SAAS-Lösungen für Cloud und Intranet. Im Mittelpunkt der Arbeit steht SilverERP, eine Unternehmenssoftware, die sowohl im Internet als auch im lokalen Netzwerk betrieben werden kann. Die yQ-it GmbH mit Sitz in Seligenstadt besteht seit 2011 und bündelt mehr als 30jährige Erfahrung in der Entwicklung datenbankbasierter Anwendungen mit aktuellen Standards der Informationstechnologie.

Weitere Informationen: www.silvererp.com sowie www.yq-it.com