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Das neue SilverERP Mahnwesen

Drei neue Dialoge zur Überwachung von überfälligen Rechnungen und Mahnungen

In diesem Beitrag stellen wir Ihnen das neue SilverERP Mahnwesen vor. Das Mahnwesen wurde komplett überarbeitet und vereinfacht die Handhabung von überfälligen Rechnungen und Mahnungen deutlich.

Mahnungen sind nun Belege mit eigenem Nummernkreis

ERP-System Mahnwesen

Abbildung: Mahnungen sind jetzt eigenständige Belege. Das bedeutet, dass eine Mahnung nun einen eigenen Vorgang darstellt, der nachverfolgt und wesentlich leichter im Team bearbeitet werden kann.   

Da Mahnungen nun als vollwertige Belege existieren, bedeutet das auch, dass sie eigene Vorgänge in SilverERP darstellen. Dadurch erhalten Mahnungen nun auch alle anderen ERP-Funktionen (z.B. Logbuch-Einträge, Beleg-Verknüpfungen oder die Sicherung und Verschlagwortung der PDF-Dokumente im DMS), die Sie bereits von unseren gängigen Belegarten kennen und nutzen.

Mahnbelege im Kundenstamm von SilverERP

Abbildung: Höhere Transparenz, da Mahnungen nun auch im Belegreiter von Rechnungen und Kundenstamm aufgeführt werden.

Der Dialog '''Mahnungen''' listet alle aktiven Mahnvorgänge, inklusive der Belege und zugehörigen Rechnungen und Gutschriften.

  • Auf der Karte "Werte" werden die berechneten Mahngebühren und Mahnzinsen aufgeführt, die sich aufgrund der zugrundeliegenden Zahlungsbedingung und Mahnstufe ergeben. Der Sachbearbeiter kann intervinieren und die Werte manuell überschreiben.
  • Auf der Karte "Belege" werden die angemahnten Rechnungen aufgelistet (wurde eine Gutschrift verrechnet, erscheint auch die Gutschrift hier).
  • Das Feld "Übertragung" führt das Datum und die Uhrzeit sowie die Übertragungsart der Mahnung.

Der Mahnung-Dialog in SilverERP

Abbildung: Alle relevanten Informationen sind jederzeit leicht zu überblicken.

Erzeugte Mahnungen werden im DMS abgelegt und sind sowohl über den Mahnbeleg sowie den zugehörigen Rechnungen, Gutschriften und dem Kundenstamm aufzurufen. Erledigte Mahnungen können mit der entsprechenden Schaltfläche archiviert werden.

Mahnsteuerung

Die Mahnsteuerung von SilverERP

Abbildung: Die Mahnsteuerung listet alle überfälligen Rechnungen und Mahnungen.

Ihre Buchhaltung kann nun auf einen Blick alle überfälligen Rechnungen und Mahnungen betrachten und von dort neue Mahnläufe starten, oder direkt die jeweiligen Belege aufrufen. Die Mahnsteuerung verfügt über verschiedene Filter, um die Anzeige der Datensätze anzupassen. So können Sie z.B. einschalten, dass alle Rechnungen aufgelistet werden und dann die Ansicht auf einen Kunden begrenzen. Oder Sie betrachten nur die fälligen Mahnungen, aber kundenübergreifend, so dass Sie das große Bild sehen.

Die neue Mahnsteuerung erlaubt einen zentralen Blick über die fälligen und überfälligen Forderungen des Unternehmens und erleichtert den Umgang mit Mahnungen deutlich. Auf einem Blick sind alle wichtigen Informationen zu erkennen:

  • Alle Fälligkeiten und Mahnstufen
  • Etwaige Gutschriften zur Verrechnung mit den Mahnungen
  • Zuständige Sachbearbeiter*innen
  • Interne Bemerkungen zum Sachverhalt
  • Die aufgelaufenen Mahngebühren und Verzugszinsen
  • Die der Mahnung zugrundeliegenden Rechnungen
  • Der Zeitpunkt und die Übertragungsart der Mahnung

Stapelverarbeitung

Der Dialog für den Stapelversand von Mahnungen in SilverERP

Abbildung: Alle verschickten / gedruckten Mahnbelege können über den Stapelversand-Dialog nachvollzogen und erneut aufgerufen werden.

Damit die mit der Mahnsteuerung erzeugten Mahnungen nicht manuell bearbeitet werden müssen, verfügt das neue Mahnwesen-Modul über einen eigenen Dialog zum Stapelversand der Mahnungen. Dabei greift das System auf die beim Kunden hinterlegten Übertragungsarten zurück, die es ermöglichen, für jede Belegart individuelle Übertragungsarten zu konfigurieren. So kann pro Kunde entschieden werden, ob der Versand der Mahnung per E-Mail oder als Druck erfolgen soll. Bei Auswahl des E-Mail-Versands kann auch die zugehörige E-Mail individualisiert werden. Sowohl Absender als auch Empfänger lassen sich über Vorlagen anpassen, damit sichergestellt ist, dass die Mahnungen immer an die zuständigen Personen geleitet werden. Auch die Betreffzeile, der Textinhalt und die Signatur der E-Mail können pro Kunde vordefiniert werden.

Der Dialog für den Stapelversand der Mahnungen verfügt über mehrere Ansichten, so dass Sie auf einem Blick erkennen können, welche Mahnungen noch nicht und welche Mahnungen erfolgreich verschickt wurden.

Vorteile gegenüber der vorigen Version

Das bisherige Mahnwesen war überwiegend dafür konzipiert, um für eine Auswahl oder für alle überfälligen Rechnungen einen Mahnlauf anzulegen. Die Mahnungen dieses Mahnlaufs wurden als ein einzelnes PDF-Dokument ausgegeben, so dass die Dokumente anschließend per Brief oder Fax verschickt werden konnten. Um der Tatsache Rechnung zu tragen, dass immer mehr unsere Kunden diese Mahnungen effizient und günstig direkt aus dem ERP-System verschicken wollten, erfolgte die Überarbeitung auf die hier beschriebene neue Version des Mahnwesens, mit vielen neuen praktischen Funktionen:

  • Mahnungen sind nun ERP-Belege mit eigenen Nummernkreis, Revisionen im DMS und fungieren damit als eigene Vorgänge im ERP-System.
  • Mahnungen können nun über die Übertragungsarten individualisiert und per Stapelversand ausgeben werden.
  • Drei neue Dialoge für die Überwachung, Erzeugung und Bearbeitung der überfälligen Rechnungen und Mahnungen

Sind Sie interessiert?

Für Nutzer des bisherigen Mahnwesens ist das Upgrade auf die neue Version eine kostenpflichtige Zusatzoption. Für derzeit €510,-- (zuzüglich MwSt) erhalten Sie:

  1. Freischaltung der drei neuen Dialoge: Mahnsteuerung, Mahnungen, Stapelversand Mahnungen
  2. Schulung und Einweisung in das neue Mahnwesen und Verwendung der vorgenannten Dialoge
  3. Unterstützung bei der Konfiguration sowie eine Druckanpassung des Mahnbelegs

Sprechen Sie gerne mit Ihrem SilverERP-Ansprechpartner oder kontaktieren Sie unseren Helpdesk, um auf das neue SilverERP Mahnwesen umzusteigen.

Sie haben Fragen? Wir antworten und stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.