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Seriennummern- und Chargenverfolgung erklärt

Die Seriennummer-/Chargenverfolgung ermöglicht die Identifizierung und Nachverfolgung von einzelnen…

Die Seriennummer-/Chargenverfolgung ermöglicht die Identifizierung und Nachverfolgung von einzelnen Artikeln oder mehreren Artikeln zusammen innerhalb einer Charge. Wenn jedes einzelne Bauteil oder jeder einzelne verkaufte Artikel eindeutig identifiziert und nachverfolgt werden kann, spricht man von der Seriennummerverfolgung. Um eine Chargenverfolgung handelt es sich, wenn mehrere Artikel gemeinsam eine Charge bilden. Chargen werden häufig in der Fertigung genutzt, um gleichartige Produkte zu klassifizieren, die mit den gleichen Komponenten hergestellt wurden. Unser Cloud-ERP verfügt daher über die Möglichkeit, systemweit für jeden Artikel festzulegen, ob er seriennummernverwaltet, chargenverwaltet oder keiner der beiden Eigenschaften besitzen soll. In Verbindung mit Seriennummer- bzw. Chargenverfolgung kann eine lückenlose Verwaltung der Artikel gewährleistet werden.

Seriennummernverwaltung

Bei seriennummernverwalteten Artikeln wird für jede Lagerbewegung protokolliert, um welche eindeutige Seriennummer es sich handelt; d.h. dass z.B. im Lieferschein bei der Kommissionierung die jeweilige Seriennummer ausgewählt werden muss, die an den Kunden geliefert wird. Die Seriennummer ist die eindeutige Bezeichnung eines Produkts des Herstellers und erlaubt so die Rückverfolgung auf die Produktionsbedingungen und den verwendeten Baukomponenten. In der Praxis ermöglicht die Nutzung von Seriennummern erweiterte Garantie- oder zusätzliche Dienstleistungen oder aber kann zu Produktrückrufen verwendet werden.

Chargenverwaltung

Ist der Artikel chargenverwaltet, werden Gruppen von Artikeln in einzelnen oder mehreren Chargen zusammengefasst. Auch in diesem Fall werden die Lagerbewegungen der einzelnen Chargen mitgeschrieben, aber es ist etwas weniger aufwendig als bei seriennummerverwalteten Artikeln. Bei der Erstellung eines Lieferscheins z.B. genügt es einmal die Charge auszuwählen, aus welcher der Lieferschein bedient wird (wenn der Bestand dieser Charge für die Lieferung ausreicht). In der Fertigung oder im Einkaufswesen lassen sich mit Hilfe von Chargen die Produktkomponenten und Rohmaterialien eines Artikels aufschlüsseln. So können Mängel oder Verbesserungen an einzelnen Komponenten festgehalten oder zurückverfolgt werden. Insbesondere in der Lebensmittelindustrie, der chemischen Industrie sowie bei der Herstellung von Arzneimitteln und Medikamenten spielt die Chargenverwaltung eine hervorgehobene Rolle, da häufig gesetzliche Verpflichtungen bzw. unilaterale Verpflichtungen zwischen Lieferanten und Abnehmern für die Nachvollziehbarkeit der verwendeten Inhaltsstoffe bestehen.

Seriennummern und Chargen bei Bestellungen (Einkauf)

Damit die Kette der einzelnen Komponenten, die zur Herstellung von Waren notwendig sind, nachvollziehbar bleiben, muss bereits mit der Einbuchung der Waren ins Lager die Seriennummer oder Charge der Artikel festgehalten werden. Daher sollten mit dem Wareneingang diese Informationen erfasst und dokumentiert werden. Dabei kann es sich um die Seriennummern- oder Chargeninformationen des Lieferanten handeln oder eine neue Seriennummer bzw. Charge, die das Unternehmen selbst vergibt.

Seriennummern und Chargen im Lagerbestand

Bei seriennummern- bzw. chargengeführten Artikeln die jederzeitige Rückverfolgbarkeit gewährleistet ist, muss mit der Einbuchung zum Lagerbestand auch die jeweilige Seriennummer oder Charge hinzugebucht werden. Bei Einkaufsartikeln erfolgt dies sinnvollerweise im Wareneingang der Bestellung. Bei Artikeln, die vom Unternehmen selbst hergestellt werden, ist die Erfassung der Seriennummern und Chargen ein Teil des Herstellungsprozesses und Fertigmeldung bzw. Einbuchung der produzierten Waren in den Lagerbestand. Ist ein Artikel seriennummern- oder chargenverwaltet muss für jede Lagerbewegung ausgewählt werden, welche Seriennummer oder Charge verschickt, umgelagert oder in einem Fertigungsauftrag verbaut werden soll.

Seriennummern und Chargen in der Fertigung

Bei der Produktion von Waren und Halberzeugnissen oder der Veredelung von Rohstoffen spielt die Seriennummern- und Chargenverwaltung häufig eine wichtige Rolle. So kann es notwendig oder zumindest gewünscht sein, dass zusätzlich zur Erfassung der Seriennummer oder Charge des Endprodukts, diese Informationen auch für die Bestandteile und Komponenten, die zur Herstellung des Produkts notwendig sind, mitgeschrieben werden. In diesem Fall werden die Seriennummern und Chargen aller Komponenten eines Fertigungsauftrags protokolliert. Auf diese Weise kann für jeden produzierten Artikel und Fertigungsauftrag genau nachvollzogen werden, welche Komponenten enthalten waren.

Wie Sie in unserer Cloud-ERP Software mit Seriennummern und Chargen arbeiten, ist in der Online-Dokumentation von SilverERP beschrieben. 

Erfüllung der Informations- und Dokumentationspflichten

Dedizierte Datenschutz-Werkzeuge unterstützen bei der Umsetzung der DSGVO-Pflichten

Informations- und Rechenschaftspflichten – Was ist damit gemeint?

Damit Betroffene die Rechte ausüben können, die ihnen nach der DSGVO zustehen, muss ihnen bekannt sein, wer ihre Personendaten verarbeitet. Aus diesem Grund beinhaltet die DSGVO unterschiedliche Informationspflichten, die Verantwortliche beachten müssen. Welche Regelungen dies im Einzelnen sind, soll in diesem Artikel kurz zusammengefasst werden, aber insbesondere möchten wir zeigen, wie komfortabel diese DSGVO-Pflichten mit SilverERP zu erledigen sind.

Informationspflicht gemäß Art. 13/14 DSGVO

Bei der Erhebung von personenbezogenen Daten verlangt die DSGVO, dass dem Betroffenen offengelegt werden muss, welche Daten vom ihm erhoben und verarbeitet werden und zu welchem Zweck dies geschieht. Hintergrund sind die Regelungen von Artikel 13 sowie 14 der DSGVO, die besagen, dass mit Erhebung von personenbezogenen Daten eine Informationspflicht gegenüber der betroffenen Person besteht. Die Gedanke dabei ist unter anderem, dass betroffene Personen ihre Rechte nur dann ausüben können, wenn sie Kenntnis über die Datenverarbeitung haben.

Welche Informationen zur Verfügung gestellt werden müssen und zu welchen Fristen wird detailliert in den vorgenannten Artikeln der DSGVO beschrieben und von den Unternehmen üblicherweise in den auf der Webseite veröffentlichten Datenschutzhinweisen zusammengefasst.

Landesdatenschutzbeauftragte sagen: "Veröffentlichung auf der Webseite womöglich nicht ausreichend"

Es gibt mittlerweile Stimmen von Landesdatenschutzbeauftragten, die sagen, dass die einfache Veröffentlichung auf der Webseite nicht genügt, um die Betroffenen ausreichend und rechtzeitig zu informieren (siehe z.B. den Beitrag Informationspflichten von Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen). Wir teilen die Ansicht der Landesdatenschutzbeauftragten und denken, dass eine transparente Information eine aktive Ansprache bedingt und haben uns daher für den unten beschriebenen Weg entschieden.

Rechenschaftspflichten gemäß Art. 5 DSGVO

Die Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten heben hervor, dass der Verantwortliche die Einhaltung der Grundsätze nachweisen können muss. Der Begriff "Rechenschaftspflicht" wird zusätzlich explizit erwähnt. Es obliegt also dem Unternehmen, jederzeit dokumentieren zu können, dass die Regeln der DSGVO beachtet und umgesetzt werden.

SilverERP hilft bei beiden Fragestellungen

Unser Online ERP System SilverERP verfügt über Funktionen, um die oben beschriebenen datenschutzrechlichen Regelungen komfortabel und sehr zeitsparend umzusetzen:

1. Informationspflichten: Mit vorgefertigten Nachrichten können die Datenschutzhinweise mit wenigen Klicks direkt aus Kunden-, Lieferanten- sowie Mitarbeiterstamm geschickt werden (denn die Informationspflichten gelten natürlich auch intern gegenüber den Beschäftigten)
2. Rechenschaftspflichten: Versandte Datenschutz-Nachrichten werden protokolliert und im DMS abgelegt
3. Fortlaufende Auswertung: Damit die fortlaufende Überwachung oder punktuelle Auswertung bei internen Audits jederzeit möglich ist, werden die Stati der angelegten Datenschutz-Nachrichten über Kunden- und Lieferantenlisten zur Verfügung gestellt
4. Zukunftsfähig: Wir rollen die Datenschutz-Nachrichten mit einigen typischen Anwendungsfällen aus, aber das System ist so konzipiert, dass es beliebig erweitert und angepasst werden kann (das System könnte z.B. genauso für die Bearbeitung von Betroffenen-Auskünfte verwendet werden)

Diese Datenschutz-Werkzeuge erlauben die Etablierung von standardisierten Prozessen, um genau den oben beschriebenen Regelungen und Vorgaben der DSGVO zu entsprechen. Das bedeutet also, dass Sie sowohl transparent und zeitnah mit Kunden, Lieferanten und Partnern kommunizieren können. Darüber hinaus können Sie Kunden, Lieferanten und Partner über die Verarbeitung der Daten aufklären und mittels der zugesandten Informationen die jeweiligen Rechte erläutern. Alle Vorgänge werden zudem automatisch für Sie dokumentiert.

Sie möchten die Datenschutz-Werkzeuge einsetzen?

Sprechen Sie uns an, wenn Sie die Datenschutz-Funktionen in Ihrem Unternehmen einsetzen wollen. Derzeit unterstützen wir Sie bei der Konfiguration der Datenschutz-Funktionen in SilverERP und einer kurzen Einführung online zum Pauschalpreis von € 255,-- (zuzüglich MwSt). Dies beinhaltet:

• Beispielvorlagen für die Art. 13 DSGVO Informationspflicht
• Schriftliche Anwendungsbeschreibung zur Verwendung der Funktionen
• Konfiguration der Datenschutz-Nachricht (Informationspflicht Art. 13 DSGVO) im Kundenstamm, Lieferantenstamm und Mitarbeiterstamm
• Persönliche Vorstellung der Funktionen in einem Online-Meeting (ca. 30 Minuten)

Kontaktieren Sie uns gerne für weitere Informationen. 

Unsere ERP Software für die Produktion

SilverERP Fertigung stellt ein ganzheitliches Konzept für Produktion und Fertigung für kleine und mittlere…

Unsere Produktions Software SilverERP Fertigung ist unsere Lösung für Fertigungsunternehmen, die ein ganzheitliches Konzept zur Abbildung ihrer Fertigungsstrukturen suchen, ohne dabei Kompromisse eingehen zu müssen.

Unsere ERP Software unterstützt Sie bei der Organisation und Kontrolle aller Produktionsprozesse – von der materialgestützten Planung über die Durchführung der Produktion bis hin zur Lagerhaltung. Auch unsere Produktions-Variante ERP-Fertigung wird genauso wie SilverERP über die Cloud bereitgestellt. Damit erhalten Sie alle Vorteile einer modernen ERP-Lösung, ohne dass Sie in teure Hardware investieren müssen.

Abbildung: Die Abbildung zeigt die Disposition für Fertigungsaufträge von SilverERP Fertigung – unsere ERP-Software für die Produktion

Unsere ERP Software ist die zentrale IT-Anwendung unserer Kunden und wird für die Abwicklung aller typischen Geschäftsprozesse eingesetzt. Dazu gehören unter anderem die Auftragserfassung, die Durchführung von Bestellungen, die Erstellung von Lieferscheinen, die Fakturierung der Aufträge, die offene Posten-Verwaltung und das Mahnwesen sowie die Bestandsverwaltung der Artikel und Waren, die produziert und verkauft werden.

Unser ERP-Fertigungssystem bietet unterschiedliche Funktionen und Methoden, die Sie bei der Produktion Ihrer Waren unterstützen, unter anderem Techniken zur Kostenreduktion, Produktionszyklusverkürzung, grafische Darstellung der laufenden Fertigungsprozesse. Mit anderen Worten: alle Werkzeuge, die ein modernes PPS-System für die Produktions- und Fertigungssteuerung benötigt. Das ERP-System verfügt über eine Vielzahl an Funktionen, die genau auf die Bedürfnisse unserer Kunden zugeschnitten werden können.

Auswertung der Unternehmenskennzahlen in Echtzeit

So ist es beispielsweise möglich, über die Controlling Werkzeuge unserer ERP Software alle wichtigen Kennzahlen in Echtzeit zu messen, zu überwachen und und zu analysieren und entsprechend schnell reagieren zu können, wenn dies notwendig ist.

Über das SilverERP Cockpit lassen sich die wichtigsten Indikatoren und Kennzahlen Ihres Unternehmens visualisieren: Hierzu gehören die grafische Aufbereitung der Umsatzzahlen pro Monat inklusive den Vorjahreswerten, die Umsätze der Key-Account Kunden, den Auftrags- und Bestellbestand und z.B. eine fortlaufende Übersicht aller neuen Angebote inklusive dem Angebotswerten. Das SilverERP Cockpit aggregiert die im ERP-System verfügbaren Informationen in Echtzeit.

Dadurch, dass unsere ERP-Software über die Cloud bereitgestellt wird, ist es möglich, auch von unterwegs auf dem Tablet oder Smartphone jederzeit einen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen Ihres Unternehmens zu haben. Aber nicht nur für die Geschäftsführung ist ein ERP-System wichtig.

Verfolgen Sie den Status aller Produktionsaufträge in Echtzeit über den Leitstand!

Abbildung: Echtzeit-Einblick direkt in die Produktionshalle

Unser Leitstand vermittelt einen Echtzeit-Überblick direkt in die Produktionshalle. Auf einen Blick sieht man ungeplante, gestartete oder abgeschlossene Produktionsaufträge mit den jeweils wichtigsten Informationen. Natürlich erkennen Sie anhand des Status, welche Fertigungsaufträge noch nicht freigeben, oder welche Aufträge unterbrochen wurden.

Durch Antippen einer Zeile wird auf der Karte Arbeitsgänge der Fortschritt des Auftrags angezeigt. Tippt man jedoch auf die Auftrags-Nr. wird man direkt in den Fertigungsauftrag geleitet. Durch die automatischen, internen Verknüpfungen des ERP-Systems sind kurze Wege garantiert.

Was bedeuten die einzelnen Spalten des Leitstands?

• D = ein gelb hinterlegtes Symbol bedeutet, dass zu dem jeweiligen Datensatz ein Beleg gedruckt und im DMS des ERP-Systems hinterlegt wurde
• N = ein gelb hinterlegtes Symbol bedeutet, dass zu dem jeweiligen Datensatz eine Notiz hinterlegt wurde
• Status = verschiedene Stati geben Auskunft über den Fertigungszustand des Auftrages (z.B. O für offen, K für kommissioniert, P für produziert)
• Zeiten = wurden den Auftragen Zeiten für die jeweiligen Arbeitsschritte hinterlegt und werden diese Zeiten über die BDE-Zeiten erfasst, erkennen Sie ebenfalls Auftrags- und Restzeiten sowie Verspätungen

Grafische Fertigungsplantafel

Auch die Mitarbeiter in der Produktion profitieren von den umfangreichen Funktionen. Mit Hilfe der ERP-Software können sie z.B. Aufträge einplanen – SilverERP verfügt über eine grafische Plantafel, die es erlaubt, per Drag & Drop Fertigungsaufträge oder einzelne Arbeitsgänge von Fertigungsaufträgen auf Maschinen einzuplanen und den Fortschritt zu überwachen bzw. die Ressourcen des Unternehmens perfekt auszulasten. Die grafische Plantafel ist das geeignete Werkzeug, um zu erkennen, welche Fertigungsaufträge oder Arbeitsschritte noch nicht eingeplant wurden oder freie Kapazitäten bei den Maschinen zu erkennen.

Mit den Head-up-Displays der yQ-it, die Anzeigetafel für alle Informationen, können einzelne ERP-Dialoge, z.B. die Fertigungs-Planung oder der Leitstand in der Produktionshalle angezeigt werden.

Mit Stücklisten den Prototyp eines Produktionsauftrags festlegen

Abbildung: Die Abbildung zeigt den Ausdruck einer Stückliste. Wie alle Belege von SilverERP kann der Inhalt eines Drucks komplett auf die Bedürfnisse des Kunden ausgerichtet werden. So kann z.B. die Laufkarte eines Fertigungsauftrages einzelne, scanbare Barcodes je Arbeitsgang enthalten oder weitere beliebige Informationen im Anhand enthalten (z.B. weitere Arbeitshinweise oder Lohnzettel), falls dies für den Betriebsablauf notwendig ist.

Die Basis jeden Produktionsauftrags sind Stückliste, die gewissermaßen den Prototyp des Artikels beschreiben. Eine Stückliste besteht im einfachsten Fall aus Materialien und Arbeitsgängen, es lassen sich aber auch die notwendigen Ressourcen, etwa spezialisierte Mitarbeiter oder bestimmte Maschinen festlegen. Unsere Produktionssoftware erlaubt auch beliebig tief verschachtelte, rekursive Stücklisten (eine Stückliste ist Bestandteil von einer oder mehrere anderer Stücklisten) oder unterschiedliche Versionen für den gleichen Artikel. Für die Fälle, wenn zur Auftragserteilung noch nicht alle Details zum Produktionsauftrag bekannt sind, können selbstverständlich zum Produktionsbeginn die Materialien bearbeitet oder Arbeitsschritte im Fertigungsauftrag modifiziert werden.

Zusätzliche Informationen, wie kundenspezifische Instruktionen, Zeichnungen oder andere Dateien können über das DMS mit der Stückliste abgelegt und jederzeit wieder aufgerufen werden.

Aus Produktionsvorschlägen mit wenigen Klicks neue Fertigungsaufträge anlegen

Abbildung: Anhand von Bestandsinformationen, Kundenaufträgen und Fertigungsaufträgen ermittelt unser ERP-System Produktionsvorschläge  

Dadurch, dass unsere ERP Software für die Produktion auch den Artikelbestand inkl. der eingetragenen Mindestbestände überwacht, kann es automatisiert Produktionsvorschläge anbieten. Dabei berücksichtigt unser ERP-System die Mindestbestände in Einkaufs-, Verkaufs-, sowie Produktionsartikeln sowie Bedarfe, die sich aus Kunden- oder anderen Produktionsaufträgen ergeben.

Der Dialog Fertigung » Produktionsvorschläge ermittelt anhand der hinterlegten Aufträge und Bestände automatisch Vorschläge für die Produktion. Die hinterlegten Produktionszeiten und Bedarfsdaten werden für den vorgeschlagenen Produktionsbeginn berücksichtigt. Die Spalten Artikel-Nr., Bedarf sowie Bedardsdatum sind Sprungziele, die durch Antippen in weitere Bereiche des ERP-Systems führen (Artikelstamm, Bestandsentwicklung, offene Aufträge).

Übrigens, die Verfügbarkeitsprüfung von Stücklisten und Fertigungsaufträgen ermittelt auf Knopfdruck die maximal mögliche Fertigungsmenge anhand der vorhandenen Bestände.

Kalkulation von Stücklisten und Fertigungsaufträgen

Sowohl Stücklisten als auch Fertigungsaufträge erlauben detaillierte Kosten-Kalkulationen, so dass sich Aufträge im Vorfeld berechnen und mögliche Verkaufspreise kalkulieren lassen. Die Vorkalkulation einer Stückliste lässt sich mit der Stückliste speichern, um sie später mit den tatsächlichen Kosten des Fertigungsauftrages vergleichen zu können.

So unkompliziert wie möglich, so komplex wie Sie es benötigen

SilverERP bietet eine Vielzahl von Modulen und Funktionen für die Fertigung, mit denen Sie Ihre Produktion optimal steuern und überwachen können. Mit der ERP-Software SilverERP ist es möglich, den gesamten Produktionsablauf von der Entwicklung bis zur Fertigung zu planen und zu steuern. So kann beispielsweise die ERP-Software dazu genutzt werden, um Arbeitspläne für die Fertigung zu erstellen oder Materialbedarfe für die Produktion zu ermitteln. Materialbedarfe entstehen aus den im System hinterlegten Kundenaufträgen und den aktuellen Beständen. Produktionsvorschläge und Produktionsstatusberichte runden das Angebot an ERP-Funktionen für die Produktion ab. Über 12 dedizierte Dialoge unterstützen Sie bei Ihren Prozessen in der Fertigung. Darüber hinaus bieten wir zahlreiche Konfigurationsmöglichkeiten der Fertigung über den zentralen Firmenstamm. Beispielsweise: Sollen die Komponenten eines Fertigungsauftrages immer anhand der kommissionierten Mengen oder nur nach den Angaben der Stücklisten ausgebucht werden? Dies ist nur eine von über 40 unterschiedlichen Firmenstammeinstellungen, die sich nur auf die Fertigungsprozesse beziehen. Unterm Strich bemühen wir uns, dass Sie mit unserer ERP Software SilverERP, Ihre Produktion effizient managen und Kosten sparen, und natürlich beste Ergebnisse für Ihre Kunden erzielen.

Langjährige Erfahrungen bei der Entwicklung für Fertigungsunternehmen

Besonders stolz sind wir auf unsere langjährigen Geschäftsbeziehungen. Viele unserer Kunden beauftragen kundenspezifische Anpassungen, die wir gemeinsam mit unseren Kunden entwickeln. Somit ist unser ERP-System maßgeschneidert auf die Bedürfnisse und Vorgaben unserer Kunden.

Unsere ERP Software stellt für unsere Kunden eine unverzichtbare Unterstützung dar, die aus dem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken ist. Über unsere Webseite können Sie einen 30 Tage Testzugang bestellen, so dass Sie SilverERP auf Herz und Nieren testen können. Sollten Sie Fragen haben, stehen wir mit unserem Helpdesk von Montags bis Freitag bereit und können Ihnen per Fernwartung Unterstützung oder Schulungen anbieten.

Kontaktieren Sie uns noch heute und lassen Sie sich von den ERP-Möglichkeiten unserer Cloud-ERP Software für die Produktion überzeugen!

Das neue SilverERP Mahnwesen

Drei neue Dialoge zur Überwachung von überfälligen Rechnungen und Mahnungen

In diesem Beitrag stellen wir Ihnen das neue SilverERP Mahnwesen vor. Das Mahnwesen wurde komplett überarbeitet und vereinfacht die Handhabung von überfälligen Rechnungen und Mahnungen deutlich.

Mahnungen sind nun Belege mit eigenem Nummernkreis

^{Abbildung: Mahnungen sind jetzt eigenständige Belege. Das bedeutet, dass eine Mahnung nun einen eigenen Vorgang darstellt, der nachverfolgt und wesentlich leichter im Team bearbeitet werden kann.}   

Da Mahnungen nun als vollwertige Belege existieren, bedeutet das auch, dass sie eigene Vorgänge in SilverERP darstellen. Dadurch erhalten Mahnungen nun auch alle anderen ERP-Funktionen (z.B. Logbuch-Einträge, Beleg-Verknüpfungen oder die Sicherung und Verschlagwortung der PDF-Dokumente im DMS), die Sie bereits von unseren gängigen Belegarten kennen und nutzen.

^{Abbildung: Höhere Transparenz, da Mahnungen nun auch im Belegreiter von Rechnungen und Kundenstamm aufgeführt werden.}

Der Dialog '''Mahnungen''' listet alle aktiven Mahnvorgänge, inklusive der Belege und zugehörigen Rechnungen und Gutschriften.

• Auf der Karte "Werte" werden die berechneten Mahngebühren und Mahnzinsen aufgeführt, die sich aufgrund der zugrundeliegenden Zahlungsbedingung und Mahnstufe ergeben. Der Sachbearbeiter kann intervinieren und die Werte manuell überschreiben.
• Auf der Karte "Belege" werden die angemahnten Rechnungen aufgelistet (wurde eine Gutschrift verrechnet, erscheint auch die Gutschrift hier).
• Das Feld "Übertragung" führt das Datum und die Uhrzeit sowie die Übertragungsart der Mahnung.

^{Abbildung: Alle relevanten Informationen sind jederzeit leicht zu überblicken.}

Erzeugte Mahnungen werden im DMS abgelegt und sind sowohl über den Mahnbeleg sowie den zugehörigen Rechnungen, Gutschriften und dem Kundenstamm aufzurufen. Erledigte Mahnungen können mit der entsprechenden Schaltfläche archiviert werden.

Mahnsteuerung

^{Abbildung: Die Mahnsteuerung listet alle überfälligen Rechnungen und Mahnungen.}

Ihre Buchhaltung kann nun auf einen Blick alle überfälligen Rechnungen und Mahnungen betrachten und von dort neue Mahnläufe starten, oder direkt die jeweiligen Belege aufrufen. Die Mahnsteuerung verfügt über verschiedene Filter, um die Anzeige der Datensätze anzupassen. So können Sie z.B. einschalten, dass alle Rechnungen aufgelistet werden und dann die Ansicht auf einen Kunden begrenzen. Oder Sie betrachten nur die fälligen Mahnungen, aber kundenübergreifend, so dass Sie das große Bild sehen.

Die neue Mahnsteuerung erlaubt einen zentralen Blick über die fälligen und überfälligen Forderungen des Unternehmens und erleichtert den Umgang mit Mahnungen deutlich. Auf einem Blick sind alle wichtigen Informationen zu erkennen:

• Alle Fälligkeiten und Mahnstufen
• Etwaige Gutschriften zur Verrechnung mit den Mahnungen
• Zuständige Sachbearbeiter*innen
• Interne Bemerkungen zum Sachverhalt
• Die aufgelaufenen Mahngebühren und Verzugszinsen
• Die der Mahnung zugrundeliegenden Rechnungen
• Der Zeitpunkt und die Übertragungsart der Mahnung

Stapelverarbeitung

^{Abbildung: Alle verschickten / gedruckten Mahnbelege können über den Stapelversand-Dialog nachvollzogen und erneut aufgerufen werden.}

Damit die mit der Mahnsteuerung erzeugten Mahnungen nicht manuell bearbeitet werden müssen, verfügt das neue Mahnwesen-Modul über einen eigenen Dialog zum Stapelversand der Mahnungen. Dabei greift das System auf die beim Kunden hinterlegten Übertragungsarten zurück, die es ermöglichen, für jede Belegart individuelle Übertragungsarten zu konfigurieren. So kann pro Kunde entschieden werden, ob der Versand der Mahnung per E-Mail oder als Druck erfolgen soll. Bei Auswahl des E-Mail-Versands kann auch die zugehörige E-Mail individualisiert werden. Sowohl Absender als auch Empfänger lassen sich über Vorlagen anpassen, damit sichergestellt ist, dass die Mahnungen immer an die zuständigen Personen geleitet werden. Auch die Betreffzeile, der Textinhalt und die Signatur der E-Mail können pro Kunde vordefiniert werden.

Der Dialog für den Stapelversand der Mahnungen verfügt über mehrere Ansichten, so dass Sie auf einem Blick erkennen können, welche Mahnungen noch nicht und welche Mahnungen erfolgreich verschickt wurden.

Vorteile gegenüber der vorigen Version

Das bisherige Mahnwesen war überwiegend dafür konzipiert, um für eine Auswahl oder für alle überfälligen Rechnungen einen Mahnlauf anzulegen. Die Mahnungen dieses Mahnlaufs wurden als ein einzelnes PDF-Dokument ausgegeben, so dass die Dokumente anschließend per Brief oder Fax verschickt werden konnten. Um der Tatsache Rechnung zu tragen, dass immer mehr unsere Kunden diese Mahnungen effizient und günstig direkt aus dem ERP-System verschicken wollten, erfolgte die Überarbeitung auf die hier beschriebene neue Version des Mahnwesens, mit vielen neuen praktischen Funktionen:

• Mahnungen sind nun ERP-Belege mit eigenen Nummernkreis, Revisionen im DMS und fungieren damit als eigene Vorgänge im ERP-System.
• Mahnungen können nun über die Übertragungsarten individualisiert und per Stapelversand ausgeben werden.
• Drei neue Dialoge für die Überwachung, Erzeugung und Bearbeitung der überfälligen Rechnungen und Mahnungen

Sind Sie interessiert?

Für Nutzer des bisherigen Mahnwesens ist das Upgrade auf die neue Version eine kostenpflichtige Zusatzoption. Für derzeit €510,-- (zuzüglich MwSt) erhalten Sie:

1. Freischaltung der drei neuen Dialoge: Mahnsteuerung, Mahnungen, Stapelversand Mahnungen
2. Schulung und Einweisung in das neue Mahnwesen und Verwendung der vorgenannten Dialoge
3. Unterstützung bei der Konfiguration sowie eine Druckanpassung des Mahnbelegs

Sprechen Sie gerne mit Ihrem SilverERP-Ansprechpartner oder kontaktieren Sie unseren Helpdesk, um auf das neue SilverERP Mahnwesen umzusteigen.

SilverERP nicht von Log4j betroffen

Aussage zur Log4j-Sicherheitslücke.

Aus aktuellem Anlass möchten wir an dieser Stelle erklären, dass SilverERP nicht von der IT-Sicherheitslücke Log4Shell betroffen ist.

1. Wir verwenden keine Java-Application in unserer Software und unsere Software ist auch nicht in Java geschrieben. Wir sind nicht betroffen von dem Problem.
2. Ja, wir verwenden den Apache-Web-Server, der ist aber ebenfalls nicht von der Log4j-Problematik betroffen.  

Kontaktieren Sie uns gerne, falls Sie weitere Fragen hierzu haben.

Team yQ

SilverERP Inventur

Zähllisten, Erfassung der Bestände und Auswertungen

Das in diesem Beitrag eingebundene Video gibt einen ersten Überblick über die Inventur-Funktionen von SilverERP. Sie erfahren darin u.a., welche Vorbereitungen getroffen werden sollten, damit die Durchführung der Inventur mit SilverERP reibungslos gelingt.

• SilverERP unterstützt sowohl die stichtagsbezogene als auch die permanente Inventur
• Die Inventurrelevanz eines Artikel kann sowohl im Artikelstamm als auch über die Warengruppe festgelegt oder ausgeschaltet werden
• Die für die Inventur wichtigen Zähllisten werden automatisch aus dem Artikelstamm erzeugt und können mit diversen Parametern angepasst werden
• Zählungen werden entweder über den Inventur-Dialog in SilverERP oder mit Hilfe von mobilen Handscannern erfasst
• Reports und Auswertungen, z.B. Abweichungslisten, ungezählte Artikel, helfen bei der Durchführung
• Abgeschlossene Inventuren werden im ERP-System gesichert und können auch später wieder aufgerufen werden, inklusive der gezählten Artikel-Werte und Auswertungen

Voraussetzungen zur Nutzung des Inventur-Moduls unseres Online-ERP-Systems

Damit ein Artikel in der Inventur von SilverERP gezählt werden kann, muss er bestimmte Voraussetzungen erfüllen: Der Artikel muss bestandsgeführt und nicht archiviert sein. Außerdem darf die Inventurrelevanz nicht über den Artikelstamm selbst oder die zugehörige Warengruppe ausgeschaltet sein. Es handelt sich nicht um einen Dummy-Artikel, wie die Fracht- oder Nebenkosten.

Kontaktieren Sie gerne Ihren SilverERP-Ansprechpartner, falls wir Sie bei der Einrichtung und Handhabung der Inventur unterstützen können.

Betrachten Sie ebenfalls die Online-Dokumentation für weitere Informationen und Bedienungshinweise zur SilverERP Inventur.

Praktische Komfortfunktionen des Terminkalenders

Komfortable Terminverwaltung mit ERP-Integration

SilverERP verfügt über einen eigenen Termin-Kalender, der es mit den Funktionen gängiger Kalenderlösungen aufnehmen kann. Die tiefe Integration mit dem Online-ERP-System jedoch erlaubt Funktionen, die Standard-Kalendersoftware nicht anbieten kann. Der SilverERP-Terminkalender ist jederzeit nur einen Klick entfernt. Über eine dedizierte Taste der Symbolleiste kann die Terminverwaltung nahezu aus jedem Dialog des ERP-Systems aufgerufen werden. So bleiben alle Termine im Blick und neue Kalendereinträge lassen sich in wenigen Sekunden anlegen. 

So ist es möglich, aus den meisten System-Dialogen, Journaleinträge zu verfassen, die automatisch mit den unterliegenden Datensätzen verknüpft werden. Termine, Erinnerungen oder Notizen lassen sich auf diese Weise dokumentieren und Verlinkungen zu den Vorgängen oder Stammdaten geben Kontext. 

^{Abb.: SilverERP verfügt über einen vollwertigen mit dem ERP-System integrierten Terminkalender}

Zusätzlich zur Integration mit dem ERP-System, zeichnet den Kalender vor allem die Funktionen zur Kollaboration aus. Ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept erlaubt die feingraduelle Freigabe von Terminen und Kalendern zwischen den Anwendern. 

Kalenderansichten

^{Kalenderansichten erlauben die Organisation von freigebenen Mitarbeiter- oder Gruppen-Kalendern}

Jeder SilverERP-Anwender erhält mit dem Zugang zum ERP-System einen eigenen Kalender. Der Mitarbeiter-Kalender kann für die eigene Termin-Verwaltung eingesetzt werden. Darüber hinaus verfügt der SilverERP-Terminkalender über ein Berechtigungssystem zur Zuweisung von Lese-, Schreibe- und Adminrechten sowie die Option beliebig viele Team- bzw. Gruppenkalender einzusetzen. Damit der Zugriff auf viele unterschiedliche Kalender übersichtlich bleibt, stellt der Terminkalender unseres Online-ERP-Systems sinnvolle Werkzeuge zur Organisation der Termine bereit. 

• Individuell einstellbare Kalenderfarben erhöhen die Übersichtlichkeit, auch bei vielen Terminen
• Die Sichtbarkeit von Terminen kann per Klick für eingerichtete Kalender ein- oder ausgeschaltet werden
• Die Livesuche erlaubt die zielgenaue Suche von Terminen
• Frei definierbare Kalenderansichten ermöglichen die Gruppierung von Kalendern, z.B. um zwischen persönlichen und Gruppenkalendern zu unterscheiden

Kalenderansichten können individuell vom Anwender angelegt werden. Standardmäßig startet jeder ERP-Nutzer mit einer ersten Kalenderansicht, die lediglich den eigenen Mitarbeiterkalender enthält. Falls das Berechtigungskonzept des Unternehmens vorsieht, dass Gruppenkalender eingesetzt werden sollen, oder dass auch Kalender untereinander freigeben werden sollen, dann können diese unterschiedlichen Kalender und Termine mit Hilfe von Kalenderansichten sinnvoll gruppiert werden.  

Gruppenkalender

Wie Eingangs erwähnt, verfügt jeder SilverERP-Anwender über einen eigenen Mitarbeiterkalender. Dort werden Kalender-Termine oder Logbuch-Vermerke des Anwenders eingetragen. Möchte das Unternehmen darüber hinaus Team- bzw. Abteilungskalender einsetzen, können vom System-Admin beliebige Gruppenkalender eingerichtet werden. Auch diese Gruppenkalender unterstützen bis auf die Mitarbeiter-Ebene die Zuweisung von Lese-, Schreib- oder Adminrechten. Damit lassen sich Firmenkalender einrichten, die von einem kleinen Kreis, z.B. der Geschäftsführung oder Personalabteilung, administriert und von den Beschäftigten gelesen werden dürfen. 

Schnellzugriff auf Kalender und Termine

In den meisten ERP-Dialogen, immer wenn die Symbolleiste sichtbar ist, kann per dedizierter Taste auf den Terminkalender zugegriffen werden. Einerseits erlaubt dies die einfache Terminabstimmung, ohne den Ausgangsdialog zu verlassen, andererseits kann der Anwender mit wenigen Klicks eine Erinnerung oder einen neuen Termin anlegen, der automatisch mit dem Ausgangsdialog verknüpft wird. So stehen dem Anwender auch zu einem späteren Zeitpunkt alle Vorgangsinformationen zu Verfügung, da der Kalendereintrag Verknüpfungen zu den ERP-Daten aufweist. 

Das Logbuch

^{Mit Logbuch-Einträgen lassen sich zusätzliche Informationen zu Kunden, Lieferanten oder einzelnen Bewegungesdaten/Vorgängen erfassen}

Eine Besonderheit des Terminkalenders sind die sogenannten Logbuch-Einträge. Ein Logbuch-Eintrag ist ein Kalendereintrag, der an einen Vorgang oder einen beliebigen anderen Datensatz angeheftet wird. Mit Logbuch-Einträgen lassen sich Informationen festhalten, die im Zusammenhang mit dem Vorgang stehen, die für die Kommunikation mit dem Team wichtig sind oder aus anderen Gründen dokumentiert werden sollen. Auch Logbuch-Einträge weisen Verknüpfungen auf, die mit der Erstellung des Eintrags automatisch von SilverERP angelegt werden. Logbuch-Einträge können als Indikator der Kundenbeziehung eingesetzt werden, indem man das Logbuch eines Kunden aufruft und sich die letzten Einträge betrachtet. Logbuch-Einträge, die im Zusammenhang mit Bewegungsdaten angelegt wurden, also z.B. als Kommentar zu einer Rechnung oder Mahnung, werden nämlich gesammelt im Logbuch-Register des Kunden dargestellt. Das Gleiche gilt für Interessenten und Lieferanten. 

Falls Sie noch mehr Informationen über den SilverERP-Terminkalender erfahren möchten, werfen Sie gerne einen Blick auf die Online-Dokumentation unseres ERP-Systems. Weitere Beiträge aus der Serie "Über Silver".

Ade Stempeluhr – Zeiterfassung für Mitarbeiter, Teams und Projekte direkt im ERP-System

SilverERP ist mit der Integration einer Zeiterfassung wieder einen Schritt voraus. Erfahren Sie hier,…

Seit Mai 2019 sind nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshof (EuGH) Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter digital zu dokumentieren. Arbeitsstunden unterliegen somit einer elektronischen Erfassungspflicht ab Stunde Null. Laut EuGH müssen die Daten der Zeiterfassung fortan verlässlich, objektiv und jederzeit zugänglich sein. Die EU-Mitgliedstaaten sind dazu aufgerufen, dies als Maßnahme für die gesetzlich vorgeschriebene Mindestruhezeit sowie der Einhaltung von Arbeitszeitrichtlinien umzusetzen und damit dem Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer Sorge zu tragen. Der EuGH berief sich hierbei auf die Grundrechte-Charta der Europäischen Union. Eine konkrete Ausgestaltung des Beschlusses durch den deutschen Gesetzgeber ist bislang noch nicht erfolgt. Dennoch bereiten sich viele Unternehmen bereits jetzt schon durch softwaregestützte Zeiterfassungs-Tools auf die anstehenden Gesetzesänderungen vor.

Die Entscheidung ist in jedem Fall sinnvoll, aufwendige Abrechnungsprozesse werden somit automatisiert und die Zeitdaten verlässlich ausgewertet und verwaltet. Die Vorteile für die Belegschaft und den Arbeitgeber gleichermaßen liegen auf der Hand: Die automatische Datenübernahme in die Lohnabrechnung, die unkomplizierte Auswertung oder die Erfassung von Arbeitszeiten von Außendienstmitarbeitern sind nur einige Beispiele. Idealerweise ist die Zeiterfassung bereits in die bestehende IT-Infrastruktur eines Unternehmens integriert. Als fester Bestandteil von SilverERP können sich die Kunden der yQ-it über ein modernes, hocheffizientes und rechtssicheres Instrument freuen.

SilverERP optimiert mit der integrierten Zeiterfassung die Geschäftsprozesse

SilverERP verfügt über verschiedene Module zur Zeiterfassung, etwa die Mitarbeiter-Zeiterfassung mit Kommen/Gehen-Buchungen, die Erfassung von Urlaubs- oder Krankheitszeiten, die Projektzeiterfassung und natürlich auch die BDE-Zeiterfassung zur Abbildung von Arbeitszeiten, die im Rahmen von Fertigungsaufträgen anfallen, die mit dem ERP-System gesteuert werden. 

Mitarbeiter-Zeiterfassung

Die Zeiterfassung erlaubt die Dokumentation der täglichen Arbeits- und Pausenzeiten mit Hilfe eines dedizierten Dialogs des Online-ERP-Systems. Der Dialog wurde auf eine unkomplizierte und schnelle Bedienung optimiert, so dass sich auch ungeübte Nutzer dennoch schnell einfinden und mit der Software effizient umgehen können.

Der angemeldete Benutzer wird als Mitarbeiter für die Zeitbuchung vorbelegt, genau wie das Tagesdatum und die aktuelle Uhrzeit. Auch die Art der Zeitbuchung wird durch das ERP-System erkannt und vorgegeben. Der Mitarbeiter muss lediglich die Vorgaben kontrollieren und seine Zeitbuchung mit dem “Speichern”-Befehl sichern. 

Das ERP-System meldet die erfolgreiche Buchung durch eine Hinweismeldung. Außerdem erhält der Mitarbeiter personalisierte Angaben zu Resturlaub, geplanten Urlaubstagen sowie dem aktuellen Zeitsaldo. Auf der rechten Seite des ERP-Dialogs werden die aktuellen Zeitbuchungen des jeweiligen Mitarbeiters zur Einsicht und zur Kontrolle dargestellt.

Um eine Pausenbuchung zu erfassen, ruft der Mitarbeiter lediglich den Zeiterfassung-Dialog erneut auf. Das ERP-System erkennt automatisch, dass es sich bei dieser nächsten Buchung um eine "Gehen"-Buchung handelt und bereitet die Angaben der Maske entsprechend vor: Durch Antippen des Speichern-Befehls erfolgt die Buchung im Zeitkonto des Mitarbeiters.

Einstellungsmöglichkeiten

Das ERP-System erlaubt die Konfiguration von beliebig gestaltbaren Schichtmodellen, die für die Zeitbuchungen und Abrechnungen zu Grunde gelegt werden. Mit Schichtenmodellen können Intervalle für Normalzeit, Kernzeit und Anmeldezeit festgelegt werden. So kann z.B. eingerichtet werden, dass für das Schichtenmodell eine Normalzeit von Montag bis Freitag zwischen 07:00 Uhr und 19:00 Uhr gilt, aber eine Kernzeit von 09:00 Uhr bis 15:00 Uhr besteht. Mit dem Intervalltyp Anmeldezeit lässt sich festlegen, dass Zeitbuchungen außerhalb der Anmeldezeit nicht möglich sind. 

Im Schichtenmodell lassen sich ebenfalls die vom Gesetzgeber verpflichtenden Arbeitsunterbrechungen in der Form von festgelegten Ruhepausen hinterlegen; etwa eine Pausenregelung von 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden, oder 45 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden. Falls im Betrieb eine 15-minütige Frühstückspause üblich ist, dann kann dies ebenfalls im Schichtenmodell hinterlegt werden, ohne dass von den Mitarbeitern für Frühstückspause eine Zeitbuchung durchgeführt werden muss.

Zeiterfassung im Homeoffice 

Auch bei Mitarbeitern, die im Homeoffice arbeiten, ist die Erfassung der Arbeits- und Ruhezeiten gesetzlich vorgeschrieben und vom Arbeitgeber einzuhalten. Denn auch, wenn sich die Beschäftigten im Homeoffice befinden, sind die Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeitgesetze einzuhalten. Statt der händischen Erfassung der Arbeitszeiten per Excel-Tabelle oder sonstigen Aufzeichnungen bietet die SilverERP-Zeiterfassung eine komfortable, rechtssichere Dokumentation der Arbeitszeiten, die alle Daten direkt im ERP-System aufbereitet und zur Verfügung stellt.

Urlaubs- und Krankheitstage

Das Online-ERP-System bietet ebenfalls einen dedizierten Dialog für die Planung und Dokumentation von Urlaubstagen sowie die Erfassung von Krankheitstagen der Beschäftigten. In diesem Unterpunkt der Zeiterfassung können außerdem Sonderzeiten und Feiertage eingetragen und über die grafische Tafel übersichtlich ausgewertet werden. Feiertage können mit Hilfe eines Datenimports in die Zeiterfassung übertragen werden.

Wie alle Dialoge in SilverERP unterliegen auch die der Zeiterfassung dem Rollen- und Berechtigungssystem unseres ERP-Systems, so dass sensible Daten nur für berechtigte Mitarbeiter einzusehen und/oder zu verändern sind.

Fazit

Die Gesetzesänderung zur Dokumentation von Arbeitszeiten beschleunigt eine Tendenz, die sich allgemein schon länger abzeichnet: Der Wandel von der Stechuhr über die Vertrauensarbeitszeit hin zur digitalen Zeiterfassung ist in vielen Unternehmen bereits Realität. Mit dem Zeiterfassungsmodul im ERP-System der yQ-it wird eine zukunftssichere Lösung bereit gestellt, die dieser Entwicklung Rechnung trägt. Unsere Kunden schätzen die effiziente Einbettung in SilverERP sehr, nicht zuletzt, weil traditionelle, sperrige Lösungen der Zeiterfassung ersetzt werden konnten. Arbeitszeiten und auch Pausen werden transparent erfasst und den Arbeitskonten gutgeschrieben. Jeder Mitarbeiter kennt sein Stundenkonto, die Anzahl der Überstunden und den Status seiner verbliebenen oder geplanten Urlaubstage. Das Modul spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für Transparenz. Unklarheiten werden dadurch nahezu unmöglich. Die Integration der SilverERP-Zeiterfassung macht die All-in-one-Lösung zum zukunftssicheren, flexiblen und unkomplizierten Bestandteil Ihres Unternehmens.

Für Arbeitgeber stellt die Gewissheit, alle Regelungen zur Dokumentation der Arbeitszeiten gemäß den Forderungen der Gesetzgeber zu beachten, einen enormen Zugewinn dar. Über eine komfortable digitale Zeiterfassung zu verfügen, die direkt im ERP-System integriert ist, birgt zahlreiche Synergieeffekte. Ein weiteres externes Einzelsystem anzubinden wird hierdurch obsolet. Dadurch minimiert sich der Aufwand für die Datensicherung auch in finanzieller Hinsicht. Rollen und Berechtigungen werden anfangs festgelegt und stringent berücksichtigt, dies reduziert wiederum den regelmäßigen Aufwand. Wirklich schlagend bleibt das Argument, dass für dieses Modul nur ein und dasselbe System trainiert und gepflegt werden muss.

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Mit SilverERP den Klimaschutzzielen näherkommen

Die Cloud-Anwendung SilverERP unterstützt klimafreundliches Arbeiten und Digitalisierung

Das Cloud-ERP der yQ-it GmbH „SilverERP“ schont Ressourcen und trägt somit zur Klimaneutralität bei. Dies hat nicht nur ökologische, sondern auch wirtschaftliche Vorteile.

Mit dem Europäischen Klimaschutzgesetz verpflichtet sich die Europäische Union dem Vorhaben, bis 2050 eine vollständige Klimaneutralität zu erreichen. Die Bundesregierung möchte bis 2040 bereits 88% der bisherigen CO2-Emissionen einsparen. Cloud Computing zählt zu den großen Innovationen, die dieses Ziel unmittelbar unterstützen.

Die Vorteile cloudbasierter Software wie SilverERP liegen auf der Hand: Durch Nutzung der Cloud benötigen die Kunden in ihren Unternehmen weniger aufwendige Infrastruktur, so müssen beispielsweise weniger Server angeschafft, administriert und betrieben werden. Ressourcen werden darüber hinaus auch durch den papierlosen Belegaustausch gespart.

Für Dieter Dasberg, Geschäftsführer der yQ-it GmbH, bietet die digitalisierte Arbeitswelt Vorteile für alle Beteiligten: „Zusätzlich zu der Cloud-Software SilverERP bieten wir Consulting, Service, Individualisierung und Schulungen überwiegend online an. Somit entfallen für den Kunden Fahrt- und Übernachtungskosten und gleichzeitig wird die Umwelt geschont und dadurch weniger verschmutzt.“

„Als Teil der neuen Arbeitswelt beschäftigen wir uns auch intern viel mit neuen Arbeitsformen wie möglichen New-Work-Konzepten,“ führt Herr Dasberg weiter aus. „Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind dank Telearbeit optimal miteinander vernetzt. Durch dieses Betriebsmodell ist niemand gezwungen, seinen Wohnsitz und Lebensmittelpunkt vom Arbeitsplatz abhängig zu machen.“

Über yQ-it

Das Portfolio besteht aus WEB- und SAAS-Lösungen für Cloud und Intranet. Im Mittelpunkt der Arbeit steht SilverERP, eine Unternehmenssoftware, die sowohl im Internet als auch im lokalen Netzwerk betrieben werden kann. Die yQ-it GmbH mit Sitz in Seligenstadt besteht seit 2011 und bündelt mehr als 30jährige Erfahrung in der Entwicklung datenbankbasierter Anwendungen mit aktuellen Standards der Informationstechnologie. 

Die fünf Vorteile eines Cloud-ERP-Systems

Verfügbarkeit, Datensicherheit, Bereitstellung, Kosten und Anpassungen

Cloud-ERP-Software wie SilverERP nutzt die Vorteile des Cloud Computing, d.h. die Bereitstellung der Applikation und Daten über einen externen Server, und erreicht so ein sehr günstiges Ergebnis der Kosten-Nutzen-Analyse im Vergleich zu traditionellen Softwarelösungen. Was genau diese Vorteile ausmachen, zeigt dieser Beitrag. Der erste Vorteil bei der Nutzung von Cloud Computing liegt auf der Hand: Die Server, die Software und die Festplattenkapazitäten, die für die angebotene Software oder Dienstleistung notwendig sind, werden von Profis betrieben. Aber das ist erst der Anfang, denn diese Ressourcen müssen fortlaufend überwacht werden. Funktions- und Sicherheitsupdates werden regelmäßig eingespielt und natürlich darf das Konzept für die Datensicherungsstragie nicht fehlen. All dies erfordert ein hohes Maß an Spezialisierung und Know-How, das nur schwer in kleineren und mittleren Unternehmen zur Verfügung gestelt werden kann. Cloud Computing Software und Services sind aus dem heutigen Alltag nicht mehr wegzudenken. Aber gerade beim Thema "Unternehmenssoftware in der Cloud" sträubt sich so manchem Chef die Nackenhaare bei dem Gedanken, diesen so zentralen und wichtigen Teil der IT-Struktur in fremde Hände zu legen. Warum diese Bedenken unbegründet sind und die Vorteile bei der Nutzung von Cloud-Diensten überwiegen, lesen Sie nachfolgend. 

1. Verfügbarkeit und Datensicherheit bei Cloud-ERP-Systemen

Die größten Bedenken liegen oft darin, dass die Unternehmensdaten außerhalb der eigenen Kontrolle liegen. Zugriff und Verfügbarkeit der Daten müssen bei Unternehmenssoftware uneingeschränkt gewährleistet sein. Aber wie sicherlich jeder schon mal erlebt hat, gibt es nicht unbedingt einen zwingenden Zusammenhang zwischen ständiger Programm-Verfügbarkeit und der Nutzung von traditionellen Softwarelösungen, die In-House betrieben werden. Fehler, Wartung und die Notwendigkeit von Softwareupdates gelten für alle Formen der Unternehmenssoftware. Anbieter von Cloud Computing Software sind üblicherweise sehr versiert im Betreiben ihrer Software, was sich in sehr hohen Zahlen bei Verfügbarkeit und Uptime der Anwendungen widerspiegelt. Darüber hinaus wird die Datenintegrität und der Schutz vor Datenverlust mit Hilfe von fortlaufenden Backups sichergestellt. Und das zu einem Bruchteil der Kosten, die es ein kleineres Unternehmen kosten würde, wenn es diese Aufgaben selbst bewerkstelligen würde. Darüber hinaus ist der, vielleicht auf den ersten Blick, empfundene Abhängigkeit an einen Anbieter, gleichzeitig eine Stärke eines Cloud-ERP Systems. Denn die Nutzung einer zentralen, professionell betriebenen ERP-Software hilft dabei, dass ein hoher Anteil der Unternehmensdaten sicher bereitgestellt, sicher aufgehoben und die Daten für alle zuständigen Mitarbeiter und Abteilungen verfügbar sind.

Der zweite wichtige Aspekt bei der Nutzung von Cloud-ERP-Software –bei jeder Software eigentlich–, ist die Frage, ob die Datensicherheit und der Datenschutz gewährleistet sind. Auch in dieser Frage schneidet Cloud Computing Software jedenfalls nicht schlechter ab als die eigene IT-Landschaft. In der Regel verwenden Cloud-ERP-Anbieter renommierte Datenzentren für die Bereitstellung der Anwendungen und Speicherung der Daten und Backups. Die Daten werden unter höchsten Sicherheitsstandards verarbeitet. Der Zugang zur Software selbst erfolgt verschlüsselt. Eine Cloud-Software wie SilverERP verfügt darüber hinaus über interne Mechanismen, um den Zugriff auf die Daten mit Hilfe von Benutzerrollen und Berechtigungen zu reglementieren. All dies passiert völlig automatisch aus Sicht des Anwenders. Um die Datensicherung muss sich das Unternehmen ebenfalls nicht kümmern, zumindest nicht um die Daten des ERP-Systems, da dies zum Aufgabenbereich des Cloud-Anbieters gehört. 

2. Homeoffice und mobiler Einsatz sind selbstverständlich

Da die ERP-Software nicht lokal installiert wird und der Zugriff über den Web Browser erfolgt, kann der Zugriff auf die Unternehmensdaten von überall erfolgen, wo eine Internetverbindung besteht. Aber sogar das ließe sich einschränken, z.B. um Anmeldungen nur über bestimmte IP-Bereiche oder zu bestimmten Tageszeiten zuzulassen. Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin hat immer den vollen Überblick und Zugriff auf alle notwendigen Informationen – ganz gleich, ob sie sich im Büro, vor Ort beim Kunden oder im Homeoffice befinden.  

3. Unkomplizierte Bereitstellung der Software

Ein weiterer Vorteil ist die deutlich einfachere Bereitstellung der Software im Vergleich zur lokalen Installation und Einrichtung von IT-Programmen. Da die Neuanlage und Konfiguration von Benutzerkonten durch die Systemadministration erfolgt, ist die Bereitstellung extrem einfach und schnell. Die Abrechnung mit dem Cloud-ERP-Anbieter erfolgt in der Regel nach Anzahl der genutzten Lizenzen, welche oft je nach Bedarf einfach dazu- oder abbestellt werden können.   

4. Neue Funktionen

Softwareprogramme, insbesondere Unternehmenssoftware, die sehr aktiv eingesetzt werden, werden kontinuierlich weiterentwickelt. Häufig kommen die Impulse für Neuerungen von Nutzern und den Kunden selbst, die Verbesserungen vorschlagen oder Änderungen beauftragen. Seltener, aber umso bedeutender sind die Softwareanpassungen, die aufgrund von Gesetzesänderungen erfolgen müssen. Insbesondere dann zahlt es sich aus, auf Unternehmenssoftware zu setzen, die agil und aktiv weiterentwickelt wird und solche Änderungen kurzfristig bereitstellen können. Bei Cloud-Software erfolgen Software-Updates häufig regelmäßig anhand der internen Update-Zyklen des Software-Anbieters. Auch hier ist von Seiten des Anwenders bzw. Kunden nichts weiter zu veranlassen – er profitiert einfach von den häufigen Software-Updates und Verbesserungen.

5. Kosten

Bei der Betrachtung der Kosten müssen einerseits die direkten Kosten betrachtet werden, die durch den Einsatz der Cloud-ERP-Software anfallen. Andererseits spielen natürlich auch die möglichen Einsparungen eine Rolle, insbesondere dann, wenn darauf verzichten werden kann, im eigenen Hause hochwertige Server-Technik betreiben zu müssen.     

Die monatlichen Kosten für ein Cloud-ERP-System unterscheiden sich je nach der Funktionalität. Im Allgemeinen lässt sich jedoch festhalten, dass sich die Kosten für die Verwendung von Cloud-Software oder Software-as-a-Service-Diensten (SaaS-Diensten) insbesondere dadurch auszeichnen, dass es sich für das Unternehmen um feste kalkulierbare Kosten handelt. Für den Start sollte das Unternehmen Zeit für die Schulung der Mitarbeiter einplanen, damit die Einführung des Systems möglichst reibungslos funktioniert.

Übrigens, während die Webanwendung auf "State-of-the-Art"-Rechenzentren des Cloud-Anbieters betrieben wird, bestehen in der Regel keine großen Anforderungen an die Hardware des Anwenders. Außer einem modernen Internet Browser, welche alleine schon deswegen sinnvoll ist, weil dieser alle modernen Sicherheitsprotokolle ausführt, werden alle gängigen Betriebssysteme oder Hardware-Konstellationen unterstützt. 

Software-Anpassungen 

Nicht alle Anbieter machen es, aber SilverERP kann durch unsere Entwickler an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Oft lassen sich Prozesse und Abläufe leicht ändern, um die bestehenden Möglichkeiten und Funktionen der ERP-Software anzupassen. Aber wenn das nicht geht, oder eine hohe Wertschöpfung durch Anpassungen der Software erzielt werden kann, ist dies eine sinnvolle Investition, die von vielen Unternehmen genutzt wird. Die Bandbreite dieser Anpassungen reicht von kleineren Druckanpassungen bis hin zur Programmierung von eigenen Dialogen, die die Funktionalität des ERP-Systems für das Unternehmen erweitert. Ein weiterer Aspekt, der häufig individuelle Programmierarbeiten notwendig macht, ist die Erstellung oder Anpassung an Schnittstellen zu anderen Programmen oder Services. 

Hilfe, Support und Schulungen 

Weitere wichtige Aspekte jeder Unternehmenssoftware sind Hilfe und Support sowie Schulungen und Trainings, die neue Nutzer an die Software heranführen und bei Problemen mit Rat zur Seite stehen. SilverERP verfügt über eine Support-Hotline, die jeden Werktag bei Fragen und Problemen Hilfestellung leisten kann. Darüber hinaus verfügt unsere Cloud-ERP-Software über eine integrierte Online-Dokumentation, die die vielfältigen Funktionen und Dialoge ausführlich beschreibt. Zur Systemeinführung bietet die yQ-it GmbH als Anbieter von SilverERP diverse Schulungspakete, um Ihre Key-User mit SilverERP vertraut zu machen.  

Über yQ-it

Das Portfolio besteht aus WEB- und SAAS-Lösungen für Cloud und Intranet. Im Mittelpunkt der Arbeit steht SilverERP, eine Unternehmenssoftware, die sowohl im Internet als auch im lokalen Netzwerk betrieben werden kann. Die yQ-it GmbH mit Sitz in Seligenstadt besteht seit 2011 und bündelt mehr als 30jährige Erfahrung in der Entwicklung datenbankbasierter Anwendungen mit aktuellen Standards der Informationstechnologie.

Weitere Informationen: www.silvererp.com sowie www.yq-it.com

Einführung eines cloudbasierten ERP-Systems

Die Vorteile eines cloudbasierten ERP-Systems gegenüber traditionellen ERP-Lösungen

Bevor wir die Argumente für die Einführung eines cloudbasierten ERP-Systems diskutieren, soll dieser Beitrag einen Überblick geben, was generell die Vorteile eines ERP-Systems ausmachen.

Zentrale Datenhaltung

Für viele Unternehmen ist die zentrale Datenhaltung eines der wichtigsten Argumente für die Einführung eines ERP-Systems. Es ist nicht praktikabel mit unterschiedlichen Datenbeständen zu arbeiten, weil jedes Team oder Abteilung ihre eigene Softwarelösung verwendet. Dies verhindert einen effektiven Datenaustausch zwischen Abteilungen oder verursacht unnötige Komplexität durch Schnittstellen, die fortlaufend aktualisiert werden müssen. Nicht zuletzt ist es viel komplizierter Benutzerrollen und Datenbackups für unterschiedliche Insellösungen bereitzustellen und zu warten.  

Im Gegensatz zu unterschiedlichen Programmen, Listen und Datenbeständen, die miteinander synchronisiert werden (oder auch nicht) bietet ein ERP-System einen zentralen Datenbestand, der für das ganze Unternehmen gilt. Da alle wesentlichen Informationen des Unternehmens somit nur noch im ERP-System verwahrt werden, und nicht mehr überall verteilt liegen, sorgt dies für eine bestmögliche Datenqualität. Kundendaten sind aktuell, Artikelstammdaten können zentral gepflegt und bearbeitet werden, Zugriffsrechte werden idealerweise über ein rollenbasiertes Rechtssystem verwaltet.

Team-übergreifende Zusammenarbeit

Wie oben beschrieben, ist die übliche Arbeitsweise eines Unternehmens bevor ein ERP-System eingeführt wird, die Verwendung von vielen einzelnen Werkzeugen. Möglicherweise existieren sogar spezielle über Jahre programmierte Insellösungen, die nur in einzelnen Bereichen des Unternehmens eingesetzt, und vielleicht sogar nur von wenigen Mitarbeitern genutzt und verstanden werden. Auch wenn diese Werkzeuge oft mit großen Engagement aufgebaut, gepflegt und verwendet werden, ist es natürlich nicht im Sinne des Unternehmens das Know-How auf wenige Kernpersonen in selbstgestrickten Anwendungen zu konzentrieren. Diese speziellen Insel-Lösungen sind schwer aktuell zu halten (falls es überhaupt noch Updates vom Hersteller gibt) und häufig werden die enthaltenen Daten in diesen Anwendungen "gefangen gehalten", weil keine Schnittstellen zum Austausch existieren. Dies verhindert Team-übergreifende Zusammenarbeit und stellt das Unternehmen auch in anderen Bereichen vor Probleme: Wie effektiv kann die eigene Datensicherheitsstrategie in einer zerklüfteten IT-Infrastruktur sein? Wie kann sichergestellt werden, dass alle essentiellen Unternehmensdaten adäquat gegen Datenverlust gesichert sind? Verfügen alle Einzellösungen über die notwendigen Sicherheitsstandards, um den Datenschutz zu gewährleisten? 

Im Gegensatz hierzu bietet die Nutzung eines ERP-Systems, dass alle Vorgänge miteinander integriert, wesentlich mehr Transparenz. Bei einem leistungsfähigen ERP-System wie SilverERP werden sämtliche Unternehmensabläufe in einer Software digital abgebildet. Das ERP-System unterstützt das Unternehmen, internere Abläufe und Ressourcen so effizient wie möglich zu gestalten. Die Abkehr von diversen Einzellösungen erlaubt es dann auch, Ressourcen unternehmensweit gemeinsam zu nutzen. Unter dem Strich führt das zu einer höheren Kommunikation innerhalb des Unternehmens und in der Regel auch zu einer Verbesserung der Datenqualität, da alle beteiligten Mitarbeiter mit den gleichen Daten arbeiten (Hinweis: "Viele Köche verderben den Brei" gilt allerdings auch in diesem Zusammenhang. Es ist ratsam, mit Hilfe von Arbeitsanweisungen oder sonstigen Richtlinien klare Regeln für die Datenpflege oder Neuanlage von Datensätzen festzulegen. Anderenfalls kann die Qualität der Daten selbst in einem ERP-System, insbesondere bei einem großen Artikel- und/oder Kundenstamm, leiden oder unübersichtlich werden). 

Leistungsfähige ERP-Lösungen bilden die typischen Funktionseinheiten eines Unternehmen digital mit Hilfe von Modulen oder Programmmasken ab. So verfügt auch SilverERP über hunderte von Dialoge für die Steuerung Ihres Unternehmens: Materialwirtschaft, Produktion (inkl. Produktionsplanung und -Steuerung), Bedarfsermittlung und Einkauf, Verkauf, Customer-Relation-Management, Stammdatenverwaltung, Controlling und Finanzen, Personal (Zeiterfassung, Urlaubsplanung, Krankheit) sowie Dokumentmanagement. 

Effizientere Arbeitsabläufe

Ein ERP-System erleichtert die Bearbeitung von Kundenaufträgen, nicht zuletzt auch deshalb, weil alle Beteiligten den gleichen Wissenstand über ein Projekt oder Auftrag besitzen. Aber das ist nicht der einzige Vorteil, den eine voll-integrierte ERP-Software bietet. Bei der Bedienung eines Kundenauftrags wird die ganze Kette, von der Auftragserfassung bis zur Rechnungsstellung und allen Zwischenschritten, im ERP-System logisch abbildet. Nach dem Versand der Rechnung helfen dedizierte Dialoge bei der Überwachung der Zahlungseingänge und erlauben den Versand von Mahnungen, falls Zahlungseingänge ausbleiben. Dabei sind die Dialoge logisch miteinander verknüpft, so dass die jeweils nächsten Schritte sofort ausgeführt werden können; etwa um direkt nach Erstellung des Lieferscheins den Rechnungsversand anzuschieben. Das Besondere an unserem ERP-System ist, dass automatisch alle erstellten Belege im integrierten Dokumenten-Management-System abgelegt werden. So entsteht eine lückenlose Dokumentation des Vorgangs, sogar inklusive etwaiger Revisionen, die an einem Beleg durchgeführt wurden. Da dem ERP-System alle Besonderheiten eines Kunden bekannt sind, sorgt es für reibungslose Abläufe in der Abwicklung der Kundenaufträge. Im System werden Kundenrabatte, Kundensonderpreise und Lieferbedingungen hinterlegt, und diese greifen automatisch bei der Auftragserfassung. Selbstverständlich können auch Limits hinterlegt werden, um das Risiko je Kunde einzugrenzen. Die Software unterbindet weitere Aufträge beim Erreichen dieser Schwelle. Das ERP-System weiß außerdem, ob der Kunde Einzel- oder Sammelrechnungen bevorzugt, ob die Rechnungen per E-Mail (an eine bestimmte E-Mail Adresse der Buchhaltung adressiert) oder per Post verschickt werden müssen. 

Ein weiterer Pluspunkt von klar definierten Prozessen ist die Möglichkeit, durch Systematisierung häufige Fehler zu vermeiden und Abläufe zu vereinfachen. Umständliche, zeitaufwendige Vorgänge werden mit Hilfe von Vorlagen und Automatisierung, auf wenige Schritte abgekürzt. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Abläufe im Stapelverfahren durchzuführen, was den Zeitaufwand bestimmter Aufgaben nochmals deutlich reduziert. Während die oben beschriebenen Vorteile des ERP-Systems, die Optimierung von Geschäftsabläufen aus Sicht des einzelnen Mitarbeiters beschreiben, ist die Betrachtung der Wertschöpfung im Gesamtunternehmen das zweite zentrale Argument für die Umstellung auf ein ERP-System. Die zentrale Verwaltung von Stammdaten (nsbesondere Kunden, Lieferanten, Artikel und Preise), erlaubt es, diese Daten in gemeinsamen und nachfolgenden Prozessen einzusetzen. So werden Bedarfe in einzelnen Artikeln durch Kundenaufträge ausgelöst. Und die Neuanlage einer Rechnung führt zeitgleich zu einer Offene-Posten-Buchung in der Buchhaltung.

Vorteile einer Cloud-ERP Software

Der Entscheidung für ein ERP-System eines Cloud-Anbieters bringt viele Vorteile:

• Kalkulierbarkeit der Kosten und überschaubare Investitionen bei der Einführung der neuen Software.
• Betrieb der Software erfolgt direkt durch den Anbieter, wodurch eine hohe Verfügbarkeit gewährleistet wird.
• Das Unternehmen muss sich nicht um Serverprobleme, Wartung, Updates oder Ähnliches kümmern.
• Flexibilität beim Roll-Out und Betrieb, da jederzeit Lizenzen hinzugebucht oder aufgegeben werden können.
• Schnelle und häufige Updates, die direkt vom Anbieter der Cloud-ERP Software bereitgestellt werden.
• Die Anforderungen an die Computersysteme, die für den Zugriff auf das ERP-System genutzt werden, sind sehr niedrig. Da die Anwendung auf den Servern des Anbieters läuft, wird für den Zugriff lediglich ein internetfähiges Gerät benötigt. SilverERP beispielsweise kann von jedem Computer, Notebook, Tablet oder Mobiltelefon genutzt werden. Es werden keine speziellen Anforderungen an das Betriebssystem oder die Hardware gestellt. 
• Hohe Sicherheitsstandards und Datensicherheit durch überwachte Backup-Systeme.
• Falls gewünscht sind System-Anpassungen an die Unternehmensprozesse jederzeit möglich.

Kalkulierbarkeit der Kosten

SilverERP verfügt über ein Lizenzmodell, welches eine klare Kalkulationsbasis für die Nutzung der Software ermöglicht. Es ist jederzeit möglich, weitere Lizenzen zu bestellen, um sich flexibel auf die Anforderungen des Geschäftsbetriebs einzustellen.

Keine Wartung, hohe Verfügbarkeit

Ein bedeutender Vorteil von Cloud-Diensten ist die unkomplizierte Bereitstellung. Die Software wird auf den Servern des Anbieters betrieben und professionell gewartet und aktualisiert. 

Flexibilität und Skalierbarkeit

Das Cloud-ERP wächst mit dem Unternehmen mit. Sollen zusätzliche Arbeitsbereiche an das ERP-System angebunden werden, können flexibel zusätzliche Lizenzen dazu bestellt werden. Das gilt natürlich auch für saisonelle Phasen, zu denen weitere Zugänge je nach Bedarf hinzugefügt werden können. Das Unternehmen zahlt dabei stets nur die benötigten und aktiv genutzten Lizenzen.

Schnelle und häufige Updates

Schnelle und häufige Updates sorgen dafür, dass die ERP-Software fortlaufend Verbesserungen und Sicherheitsupdates erhält. Das Entwicklerteam kann so auch auf Veränderungen reagieren, die durch neue rechtlichen Rahmenbedingungen entstehen (so z.B. im Zusammengang der TSE bei digitalen Kassensystemen). 

Geringe Anforderungen an die Hardware

Dadurch, dass die Anwendung über die Server des Cloud-Anbieters bereitgestellt wird, sind die Anforderungen an die Hardware des Endnutzers relativ gering: Es werden alle gängigen Betriebssysteme und Endgeräte unterstützt. Für den Zugriff auf das ERP-System ist einzig ein moderner Webbrowser und eine Internetverbindung notwendig. Mitarbeiter im Aussendienst greifen mit Hilfe von Tablet-Computern und Cellular-Verbindung auch von Unterwegs auf das System zu (gleiches gilt z.B. auch für größere Werkhallen, wo es schwierig ist durchgängig WLAN-Netze zu betreiben). 

Sicherheit

Datensicherheit und Datenschutz spielen ohnehin eine wichtige Rolle für jedes Unternehmen. Daten müssen adäquat vor unberechtigten Zugriff, aber auch vor Datenverlust geschützt werden. Professionelle Cloud-Software wie SilverERP verfügen über ein umfangreiches Sicherheitskonzept, um Datensicherheit und Datenschutz zu gewährleisten (u.a. Rollen und Berechtigungen, Verschlüsselung, Sichere Passwörter, Einschränkung des Zugriffs über IP-Adresse und/oder Zeitfenster, fortlaufende Datenbackups, Protokollierung von Änderungen).

Systemanpassungen

SilverERP verfügt über umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten, um das ERP-System an die Arbeitsweise und Anforderungen des Unternehmens anzupassen. Oft aber können durch Systemanpassungen zusätzliche Effizienzsteigerungen erreicht werden. Unser Entwickler-Team verfügt über große Erfahrung solche Gelegenheiten zu erkennen und mit geeigneten Anpassungen, eine Optimierung der digitale Geschäftsprozesse zu erreichen.

Was gibt es beim Einsatz eines Cloud-ERP zu beachten?

Die reine Systemumstellung auf ein Cloud-ERP-System ist in der Regel unkompliziert, insbesondere auch deswegen, weil lokal keine Software installiert werden muss. Aber wie bei allen Cloud-Diensten gibt es einige Punkte, die man beachten sollte. 

Da die Daten in der Cloud über das Internet bereitgestellt werden, benötigt man eine zuverlässige Internetverbindung, um auf das ERP-System zugreifen zu können. Aufgrund der Tatsache, dass die Daten nicht auf den Servern des Unternehmens verarbeitet werden, müssen in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit zusätzliche Überlegungen getroffen werden. Dazu gehört beispielsweise die Frage, ob die Daten auf deutschen oder europäischen Servern verarbeitet werden und im Allgemeinen die rechtlichen Anforderungen der DSGVO an die Datenverarbeitung beachtet werden. 

Übrigens, Unternehmen, die auf häufige und schnelle Updates (und den anderen Vorteilen, die eine Cloudlösung bieten) verzichten können und sich den Betrieb der Servern selbst zutrauen, können SilverERP auch als On-Premise Installation nutzen. 

Einführung des ERP-Systems

Nach der Entscheidung für ein Cloud-ERP-System beginnt die Vorbereitungsphase für die Einführung des Systems. Hierbei geht es u.a. um die Aufbereitung der Daten und die Durchführung der Datenmigration aus den bisher genutzten Systemen in das neue System, die Überprüfung der Frage, wie gelebte Abläufe und Geschäftsprozesse zukünftig mit dem ERP-System umgesetzt werden können und natürlich auch um die Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, damit diese in kurzer Zeit mit der neuen Software effizient umgehen können. In der Vorbereitungsphase ist es wichtig, genügend Zeit einzuplanen und Key-User frühzeitig einzubinden, damit diese später als Multiplikatoren in der Einführungsphase dienen können. Im Idealfall können durch die frühzeitige Einbindung aller relevanten Geschäftsbereiche sogar Systemanpassungen vorgenommen werden, um die Software an die speziellen Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen.  

Unser erfahrenes Team an Projektleitern, Entwicklern und Trainern steht Ihnen bei Vorbereitung, Umstellung und später als Partner im Livebetrieb der Software mit Rat und Tat zur Seite. 

Über yQ-it

Das Portfolio besteht aus WEB- und SAAS-Lösungen für Cloud und Intranet. Im Mittelpunkt der Arbeit steht SilverERP, eine Unternehmenssoftware, die sowohl im Internet als auch im lokalen Netzwerk betrieben werden kann. Die yQ-it GmbH mit Sitz in Seligenstadt besteht seit 2011 und bündelt mehr als 30jährige Erfahrung in der Entwicklung datenbankbasierter Anwendungen mit aktuellen Standards der Informationstechnologie.

Weitere Informationen: www.silvererp.com sowie www.yq-it.com

SilverERP erweist sich auch bei großen Unternehmen als verlässliches digitales Rückgrat

Immer häufiger löst SilverERP die Produkte der ERP-Marktführer bei Großunternehmen ab

Das Cloud-ERP der yQ-it GmbH „SilverERP“ spricht ein immer größer werdendes Kundenspektrum an. Auch bei Großkunden gewinnt das Angebot des Aufsteigers zunehmend an Interesse.

„Als im Jahr 2006 nur Wenige über die Möglichkeiten einer Cloud-Software nachdachten, haben wir daran bereits gemeinsam mit dem Lehrstuhl für Informatik der Technischen Universität Darmstadt gearbeitet. Das Resultat war ein leistungsstarker Prototyp für Cloud-Datenbankanwendungen, auf dem die komplette Neuentwicklung des ERP-Systems SilverERP aufgesetzt wurde,“ erinnert sich Dieter Dasberg, CEO der yQ-it GmbH.

„Unter Verwendung modernster Techniken und einer Architektur, die auf jahrzehntelanger Erfahrung beruht, entstand ein komplett neues Produkt, bei dem die Umsetzung völlig kompromisslos erfolgen konnte, da keinerlei Abwärtskompatibilität zu Vorgängerprodukten berücksichtigt werden musste,“ sagt Herr Dasberg und führt weiter aus: „Gerade diese Unabhängigkeit von altem Sourcecode unterscheidet uns auch heute noch, über 15 Jahre später, von den meisten Mitbewerbern.“

SilverERP wurde beispielsweise zuletzt im Bereich des Holz- und Baustoffhandels zunehmend wahrgenommen. Sowohl große Kooperationen als auch etablierte Verbände interessieren sich für den Aufsteiger, der schon zahlreiche Unternehmen aus dieser Branche gewinnen konnte. Herr Dasberg führt dies unter anderem auf die sachverständige Expertise seiner Mitarbeiter in den Bereichen Holz- und Baustoffhandel zurück, die ein überdurchschnittliches Maß an Kenntnissen für die Belange der Branche mitbringen.

„SilverERP ist ein frei skalierbares Cloud-Produkt, das für große und kleine Unternehmen gleichermaßen geeignet ist. Es kann natürlich auch auf eigenen Servern betrieben werden und zeichnet sich unter anderem durch eine moderne, elegante Benutzeroberfläche aus, die ein effektives Arbeiten ermöglicht,“ fasst Herr Dasberg den Geschäftserfolg zusammen.

Über yQ-it

Das Portfolio besteht aus WEB- und SAAS-Lösungen für Cloud und Intranet. Im Mittelpunkt der Arbeit steht SilverERP, eine Unternehmenssoftware, die sowohl im Internet als auch im lokalen Netzwerk betrieben werden kann. Die yQ-it GmbH mit Sitz in Seligenstadt besteht seit 2011 und bündelt mehr als 30jährige Erfahrung in der Entwicklung datenbankbasierter Anwendungen mit aktuellen Standards der Informationstechnologie.

Weitere Informationen: www.silvererp.com sowie www.yq-it.com

Digitale Zeiterfassung präzise und effizient mit SilverERP

yQ-it bietet mit EuGH-konformer Zeiterfassung in Echtzeit einen großen Vorteil für die SilverERP-Anwender

Die moderne Zeiterfassung mit SilverERP sorgt für die lückenlose Abbildung aller An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter, darüber hinaus können Projektzeiten und die Betriebsdatenerfassung transparent abgebildet werden. Das Modul bildet umfassend und detailliert Ausnahmefälle und Besonderheiten ab und ist somit das Kernstück der monatlichen Zeitabrechnung.

Seit einiger Zeit sind Unternehmen der EU-Staaten dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Angestellten systematisch zu erfassen. Für kleine und mittelständische Unternehmen birgt dies zahlreiche Herausforderungen. SilverERP-Anwender können das integrierte Modul jederzeit aktivieren lassen und einsetzen.

Mitarbeiter können über SilverERP ohne weiteren Aufwand ihre Arbeitszeiten korrekt erfassen. Dies gilt ebenso für projektbezogene Leistungen, Urlaubszeiten oder die Arbeit im Außendienst. Durch die mobile Zeiterfassung können Zeiten bequem im Außendienst oder Homeoffice erfasst werden.

„Die integrierte Zeiterfassung bietet beiden Seiten Sicherheit: Der Arbeitgeber wird über Engpässe oder ineffiziente Prozesse informiert, aber auch über kommende Urlaubsansprüche der Belegschaft. Auch die Mitarbeiter haben jederzeit Überblick über ihre geleistete Arbeitszeit und die Überstunden,“ sagt Gerald Heyer, der als Gesellschafter der yQ-it GmbH maßgeblich die Entwicklung des Moduls leitete. „SilverERP bietet auch hier den Vorteil, webbasiert und flexibel zu sein. Außendienst-Mitarbeiter buchen ihre Zeiten einfach mit dem Smartphone oder Tablet.“

Die Daten schaffen eine transparente Basis für die Ressourcenplanung. Sowohl die Nachkalkulation von Produktions- und Projektzeiten als auch die Dienstpläne werden lückenlos abgebildet. Das Screening der Daten spart insbesondere Zeit und vermeidet  Fehler. Der Einsatz der integrierten Zeiterfassung vereinfacht und verbessert die Prozesse des gesamten Unternehmens durch eine exakte Datenbasis. 

Über yQ-it

Das Portfolio besteht aus WEB- und SAAS-Lösungen für Cloud und Intranet. Im Mittelpunkt der Arbeit steht SilverERP, eine Unternehmenssoftware, die sowohl im Internet als auch im lokalen Netzwerk betrieben werden kann. Die yQ-it GmbH mit Sitz in Seligenstadt besteht seit 2011 und bündelt mehr als 30jährige Erfahrung in der Entwicklung datenbankbasierter Anwendungen mit aktuellen Standards der Informationstechnologie.

Weitere Informationen: www.silvererp.com sowie www.yq-it.com 

Integrierter Messenger unterstützt die Umsetzung der Corona-Arbeitsschutz-Verordnung

yQ-it GmbH ermöglicht im Cloud-ERP-System SilverERP eine integrierte, asynchrone Kommunikation zwischen…

Die yQ-it GmbH reagiert auf die aktuelle Corona-Arbeitsschutz-Verordnung vom 27. Januar und veröffentlicht einen neuen ins ERP-System integrierten Messenger. 

In der Informatik und Netzwerktechnik versteht man unter asynchroner Kommunikation einen Informationsaustausch, bei dem das Senden und Empfangen von Daten zeitlich versetzt und ohne Blockieren des Prozesses, beispielsweise durch Warten auf die Antwort des Empfängers, stattfindet. Durch die neue Corona-Arbeitsschutz-Verordnung werden Arbeitgeber verpflichtet, ihren Mitarbeitern Homeoffice zu ermöglichen. Mit dem neuen Messenger in SilverERP wird dabei die firmeninterne Kommunikation erheblich erleichtert.

„Häufig muss eine zweite Software installiert werden, die manchmal sogar erfordert, dass alle Teilnehmer gleichzeitig online sind. Das entfällt mit dem neuen Messenger.“, sagt Gesellschafter Josef Bräuer. „Darüber hinaus untersagen oft schon die unternehmensinternen Sicherheitsrichtlinien die Verwendung öffentlicher Chat-Systeme. Das entfällt ebenfalls mit unserem neuen, integrierten Messenger."

„Ich muss nicht mehr überlegen, ob ich eine Nachricht mit dem Smartphone oder eine E-Mail versende, wenn ich beispielsweise einen Kollegen im Außendienst erreichen will. Denn mit dem ins ERP integrierten Messenger erreiche ich ihn, sobald er sich wieder im ERP-System anmeldet und kann sofort und schnell kontextbezogen reagieren“ führt Herr Bräuer weiter aus.

Mit der Veröffentlichung des neuen Messengers in der Cloud-Software SilverERP zeigt die yQ-it erneut, dass sie stets am Puls der Zeit orientiert arbeitet und entwickelt. Die Anwender können somit schnell und problemfrei auf die aktuellen Anforderungen des Gesetzgebers reagieren.

Über yQ-it

Das Portfolio besteht aus WEB- und SAAS-Lösungen für Cloud und Intranet. Im Mittelpunkt der Arbeit steht SilverERP, eine Un-ternehmenssoftware, die sowohl im Internet als auch im lokalen Netzwerk betrieben werden kann. Die yQ-it GmbH mit Sitz in Seligenstadt besteht seit 2011 und bündelt mehr als 30jährige Erfahrung in der Entwicklung datenbank-basierter Anwendun-gen mit aktuellen Standards der Informationstechnologie.

Weitere Informationen: www.silvererp.com sowie www.yq-it.com

Das Homeoffice mit SilverERP

Der Begriff Telearbeit (oder Heimarbeit) beschreibt Arbeitsformen, bei denen die Mitarbeiter ihre Arbeit…

Wenn Arbeiten überwiegend am Computer durchgeführt werden, dann ist die Bereitstellung von Telearbeitsplätzen prinzipiell auch leicht umzusetzen. Zu den typischen Tätigkeiten im Büro zählen:

• Kommunikation über Telefon oder E-Mail
• die Bearbeitung von Dokumenten und digitalen Belegen
• Teilnahme an Online-Meetings und Telefonkonferenzen
• die Abstimmung mit Kollegen und Geschäftspartnern

Alle diese Aufgaben werden in der Regel am Computer erledigt und können mit der passenden Infrastruktur auch in der Form der Heimarbeit durchgeführt werden. Bevor ich zeige, welche Werkzeuge wir in unserem Unternehmen für Telearbeit und Homeoffice einsetzen, zunächst noch ein paar praktische Tipps aus Sicht des Datenschutz.

Nicht erst seit Einführung der DSGVO haben die Themen Datenschutz und Datensicherheit eine große Bedeutung für Unternehmer. Wenn die Verarbeitung von personenbezogenen Daten außerhalb der Geschäftsräume und der Infrastruktur des Unternehmens erfolgt, sollte für die Mitarbeiter eine Richtlinie für die Heimarbeit formuliert werden. Vor allem ist wichtig, dass auch vom Homeoffice aus die Grundsätze für die Datensicherheit gewährleistet werden. Dazu gehören:

• Die Anmeldung zum Computer darf nur durch Eingabe des Kennworts erfolgen, damit unberechtigten Personen der Zugriff zu Unternehmensdaten und Personendaten verwehrt bleibt
• Beim Verlassen des Arbeitsplatzes sollte mindestens der Bildschirmschoner eingeschaltet werden (welche auch wieder die Eingabe des Kennworts erfordert)
• Wenn mit Akten oder ausgedruckten Dokumenten gearbeitet wird, müssen diese verschlossen werden (oder der Zutritt des Büros wird durch eine abschließbare Tür verhindert)
• Die Anmeldung zu den Unternehmensservern muss über eine verschlüsselte Verbindung erfolgen (dabei muss die gesamte Kette der Datenverbindung verschlüsselt werden; also z.B. auch die Internet-Verbindung bzw. das WLAN-Netzwerk zu Hause)
• Der E-Mail-Versand muss verschlüsselt erfolgen
• Es sollte möglichst auf die Nutzung von mobile Datenspeichern verzichtet werden. Falls Daten auf der Computer-Festplatte des Anwenders gespeichert werden müssen, dann nur in verschlüsselten Partitionen

So vereinfacht unsere Cloud ERP-Software die Arbeit im Homeoffice

Die Verwendung einer Online ERP-Software wie SilverERP vereinfacht viele der oben beschriebenen sicherheitstechnischen Aspekte. Der Zugriff auf unsere Cloud-ERP Software erfolgt stets unter Verwendung von Benutzername und Kennwort. Der Arbeitgeber kann sogar Zeitfenster bestimmen, zu welchen die Anmeldung gestattet ist. Wer es noch sicherer mag, beschränkt den Zugriff auf den IP-Bereich des unternehmenseigenen Netzwerks, und erlaubt die Anmeldung zum ERP-System nur unter Einsatz eines VPN-Tunnels.

Die Dokumentation von Aufgaben oder Projekten, wie auch große Teile der internen Kommunikation können über SilverERP abgebildet werden. Und natürlich werden alle Daten im ERP-System vor Verlust durch fortlaufende Daten-Backups geschützt. Das bedeutet, solange sich der Mitarbeiter im geschützten System der ERP-Software bewegt, kann er darauf vertrauen, dass die Sicherheitsrichtlinien seines Unternehmens Beachtung finden.

Die bekannten Vorteile bei der Verwendung eines Werkzeugs wie SilverERP als zentrale Säule für die Abbildung aller Geschäftsvorfälle, gelten bei der Telearbeit noch viel mehr:

• Echtzeitinformationen für die Unternehmensleitung
• Transparente Abläufe vereinfachen die Kommunikation und die Zusammenarbeit, auch wenn man nicht am gleichen Ort arbeitet
• Alle Informationen und Vorgänge an "einem Ort"

Die Verwendung unsere Cloud-ERP Software im Homeoffice hat also gleichermaßen Vorteile für das Unternehmen und seine Arbeitnehmer.

So verwenden wir SilverERP (und einige weitere Werkzeuge) bei der Telearbeit und im Homeoffice

Unser Unternehmen, die yQ-it GmbH, ist durchgängig für das mobile Arbeiten aufgestellt, weil die Entwicklungsarbeit beim Kunden vor Ort schon seit Jahren zu den Kernaufgaben des Unternehmens gehört. Die nachfolgenden Werkzeuge nutzen wir täglich, um die Kommunikation und Zusammenarbeit miteinander zu vereinfachen, auch wenn wir uns Unterwegs bei Kunden oder im Homeoffice befinden:

SilverERP

SilverERP ist natürlich unser wichtigstes und zentrales Werkzeug, in dem alle Vorgänge zusammenlaufen. Während die verschiedenen Teams und Rollen im Unternehmen eigene Schwerpunkte bei der Nutzung von SilverERP setzen, gelten die nachfolgenden Beispiele für alle Mitarbeiter:

• Nutzung des Kundenstamms für die Erfassung von Besuchsberichten, Telefonprotokollen und der Dokumentation von Projekten (durch Nutzung der Logbuch-Funktion)
• Planung und Koordinierung von Terminen mit Hilfe des SilverERP-Kalenders, der bei vielen unserer Mitarbeiter mit einem externen Kalender synchronisiert wird, um die Termine auch auf dem Kalender des Mobiltelefons verfügbar zu haben
• Zeit- und Tätigkeitserfassung für Abrechnung und Projekt-Controlling
• Angebots- und Auftragserfassung
• Upload von wichtigen oder ergänzenden Dokumenten, insbesondere auch der Vertragsdokumentation in das SilverERP-DMS (digitale Online-Akte)

Team-Kommunikation

Die wichtigsten Werkzeuge für uns, um miteinander zu kommunizieren sind zum Einen eine Sprachkonferenzsoftware, die wir verwenden, um direkte (1:1) Gespräche zwischen Kollegen zu führen oder mit ganzen Teams zu reden. Zum Anderen verwenden wir ein Online-Chat System, für den Echtzeit-Austausch von Informationen und Dateien. Auch hier gilt, dass man sich privat austauschen kann oder mit Hilfe von Kanälen (die oft themenbezogenen sind) in Gruppen kommuniziert. Beide Software-Systeme laufen auf unseren Servern und sind über die Cloud für alle Mitarbeiter erreichbar.

Online-Telefon

Wir nutzen für Telefonie eine Online-VOIP-Lösung, die uns erlaubt mit mobilen VOIP-Clients (Softphones) auch im Homeoffice erreichbar zu sein und mit unseren Kunden und Geschäftspartnern zu sprechen. Die Telefonanrufe werden über die Anlage automatisch an den Computer des Mitarbeiters weitergeleitet. Für den Anrufer spielt es keine Rolle, ob er den Mitarbeiter in unseren Geschäftsräumen oder im Homeoffice erreicht. Die Telefonanlage ist flexibel über das Online-Portal zu bedienen und erlaubt kurzfristige Umstellungen von Weiterleitungen oder den Versand von Anrufbeantworter-Nachrichten per E-Mail.

Datenspeicher

Während Geschäftsvorfälle, Belege, Stammdatensätze und Projektinformationen alle zentral in SilverERP gespeichert werden (das ist auch aus Sicht der Beachtung der DSGVO-Regelungen sinnvoll), gibt es darüber auch Daten, die wir in einem zentralen Datenspeicher –außerhalb unseres Dokumenten-Management-Sysems– ablegen. Dazu gehören interne Dokumente, wie Arbeitsanweisungen, oder projektbezogene Daten, wie Sie typischerweise im Geschäftsbetrieb anfallen. Dieser Netzwerk-Datenspeicher wird ebenfalls auf einem unserer Server betrieben und ist über die Cloud für jeden Mitarbeiter zugänglich. Die Daten gleichen sich sogar automatisch mit dem lokalen Dateisystem des Mitarbeiter-Computers ab.

Sprechen Sie uns gerne an, falls Sie SilverERP selbst ausprobieren wollen oder die Stärken unserer Cloud-ERP-Software in einer Online-Demonstration gezeigt bekommen möchten.