Die fünf Vorteile eines Cloud-ERP-Systems

Verfügbarkeit, Datensicherheit, Bereitstellung, Kosten und Anpassungen

Cloud-ERP-Software wie SilverERP nutzt die Vorteile des Cloud Computing, d.h. die Bereitstellung der Applikation und Daten über einen externen Server, und erreicht so ein sehr günstiges Ergebnis der Kosten-Nutzen-Analyse im Vergleich zu traditionellen Softwarelösungen. Was genau diese Vorteile ausmachen, zeigt dieser Beitrag. Der erste Vorteil bei der Nutzung von Cloud Computing liegt auf der Hand: Die Server, die Software und die Festplattenkapazitäten, die für die angebotene Software oder Dienstleistung notwendig sind, werden von Profis betrieben. Aber das ist erst der Anfang, denn diese Ressourcen müssen fortlaufend überwacht werden. Funktions- und Sicherheitsupdates werden regelmäßig eingespielt und natürlich darf das Konzept für die Datensicherungsstragie nicht fehlen. All dies erfordert ein hohes Maß an Spezialisierung und Know-How, das nur schwer in kleineren und mittleren Unternehmen zur Verfügung gestelt werden kann. Cloud Computing Software und Services sind aus dem heutigen Alltag nicht mehr wegzudenken. Aber gerade beim Thema "Unternehmenssoftware in der Cloud" sträubt sich so manchem Chef die Nackenhaare bei dem Gedanken, diesen so zentralen und wichtigen Teil der IT-Struktur in fremde Hände zu legen. Warum diese Bedenken unbegründet sind und die Vorteile bei der Nutzung von Cloud-Diensten überwiegen, lesen Sie nachfolgend. 

1. Verfügbarkeit und Datensicherheit bei Cloud-ERP-Systemen

Die größten Bedenken liegen oft darin, dass die Unternehmensdaten außerhalb der eigenen Kontrolle liegen. Zugriff und Verfügbarkeit der Daten müssen bei Unternehmenssoftware uneingeschränkt gewährleistet sein. Aber wie sicherlich jeder schon mal erlebt hat, gibt es nicht unbedingt einen zwingenden Zusammenhang zwischen ständiger Programm-Verfügbarkeit und der Nutzung von traditionellen Softwarelösungen, die In-House betrieben werden. Fehler, Wartung und die Notwendigkeit von Softwareupdates gelten für alle Formen der Unternehmenssoftware. Anbieter von Cloud Computing Software sind üblicherweise sehr versiert im Betreiben ihrer Software, was sich in sehr hohen Zahlen bei Verfügbarkeit und Uptime der Anwendungen widerspiegelt. Darüber hinaus wird die Datenintegrität und der Schutz vor Datenverlust mit Hilfe von fortlaufenden Backups sichergestellt. Und das zu einem Bruchteil der Kosten, die es ein kleineres Unternehmen kosten würde, wenn es diese Aufgaben selbst bewerkstelligen würde. Darüber hinaus ist der, vielleicht auf den ersten Blick, empfundene Abhängigkeit an einen Anbieter, gleichzeitig eine Stärke eines Cloud-ERP Systems. Denn die Nutzung einer zentralen, professionell betriebenen ERP-Software hilft dabei, dass ein hoher Anteil der Unternehmensdaten sicher bereitgestellt, sicher aufgehoben und die Daten für alle zuständigen Mitarbeiter und Abteilungen verfügbar sind.

Der zweite wichtige Aspekt bei der Nutzung von Cloud-ERP-Software –bei jeder Software eigentlich–, ist die Frage, ob die Datensicherheit und der Datenschutz gewährleistet sind. Auch in dieser Frage schneidet Cloud Computing Software jedenfalls nicht schlechter ab als die eigene IT-Landschaft. In der Regel verwenden Cloud-ERP-Anbieter renommierte Datenzentren für die Bereitstellung der Anwendungen und Speicherung der Daten und Backups. Die Daten werden unter höchsten Sicherheitsstandards verarbeitet. Der Zugang zur Software selbst erfolgt verschlüsselt. Eine Cloud-Software wie SilverERP verfügt darüber hinaus über interne Mechanismen, um den Zugriff auf die Daten mit Hilfe von Benutzerrollen und Berechtigungen zu reglementieren. All dies passiert völlig automatisch aus Sicht des Anwenders. Um die Datensicherung muss sich das Unternehmen ebenfalls nicht kümmern, zumindest nicht um die Daten des ERP-Systems, da dies zum Aufgabenbereich des Cloud-Anbieters gehört. 

2. Homeoffice und mobiler Einsatz sind selbstverständlich

Da die ERP-Software nicht lokal installiert wird und der Zugriff über den Web Browser erfolgt, kann der Zugriff auf die Unternehmensdaten von überall erfolgen, wo eine Internetverbindung besteht. Aber sogar das ließe sich einschränken, z.B. um Anmeldungen nur über bestimmte IP-Bereiche oder zu bestimmten Tageszeiten zuzulassen. Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin hat immer den vollen Überblick und Zugriff auf alle notwendigen Informationen – ganz gleich, ob sie sich im Büro, vor Ort beim Kunden oder im Homeoffice befinden.  

3. Unkomplizierte Bereitstellung der Software

Ein weiterer Vorteil ist die deutlich einfachere Bereitstellung der Software im Vergleich zur lokalen Installation und Einrichtung von IT-Programmen. Da die Neuanlage und Konfiguration von Benutzerkonten durch die Systemadministration erfolgt, ist die Bereitstellung extrem einfach und schnell. Die Abrechnung mit dem Cloud-ERP-Anbieter erfolgt in der Regel nach Anzahl der genutzten Lizenzen, welche oft je nach Bedarf einfach dazu- oder abbestellt werden können.   

4. Neue Funktionen

Softwareprogramme, insbesondere Unternehmenssoftware, die sehr aktiv eingesetzt werden, werden kontinuierlich weiterentwickelt. Häufig kommen die Impulse für Neuerungen von Nutzern und den Kunden selbst, die Verbesserungen vorschlagen oder Änderungen beauftragen. Seltener, aber umso bedeutender sind die Softwareanpassungen, die aufgrund von Gesetzesänderungen erfolgen müssen. Insbesondere dann zahlt es sich aus, auf Unternehmenssoftware zu setzen, die agil und aktiv weiterentwickelt wird und solche Änderungen kurzfristig bereitstellen können. Bei Cloud-Software erfolgen Software-Updates häufig regelmäßig anhand der internen Update-Zyklen des Software-Anbieters. Auch hier ist von Seiten des Anwenders bzw. Kunden nichts weiter zu veranlassen – er profitiert einfach von den häufigen Software-Updates und Verbesserungen.

5. Kosten

Bei der Betrachtung der Kosten müssen einerseits die direkten Kosten betrachtet werden, die durch den Einsatz der Cloud-ERP-Software anfallen. Andererseits spielen natürlich auch die möglichen Einsparungen eine Rolle, insbesondere dann, wenn darauf verzichten werden kann, im eigenen Hause hochwertige Server-Technik betreiben zu müssen.     

Die monatlichen Kosten für ein Cloud-ERP-System unterscheiden sich je nach der Funktionalität. Im Allgemeinen lässt sich jedoch festhalten, dass sich die Kosten für die Verwendung von Cloud-Software oder Software-as-a-Service-Diensten (SaaS-Diensten) insbesondere dadurch auszeichnen, dass es sich für das Unternehmen um feste kalkulierbare Kosten handelt. Für den Start sollte das Unternehmen Zeit für die Schulung der Mitarbeiter einplanen, damit die Einführung des Systems möglichst reibungslos funktioniert.

Übrigens, während die Webanwendung auf "State-of-the-Art"-Rechenzentren des Cloud-Anbieters betrieben wird, bestehen in der Regel keine großen Anforderungen an die Hardware des Anwenders. Außer einem modernen Internet Browser, welche alleine schon deswegen sinnvoll ist, weil dieser alle modernen Sicherheitsprotokolle ausführt, werden alle gängigen Betriebssysteme oder Hardware-Konstellationen unterstützt. 

Software-Anpassungen 

Nicht alle Anbieter machen es, aber SilverERP kann durch unsere Entwickler an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Oft lassen sich Prozesse und Abläufe leicht ändern, um die bestehenden Möglichkeiten und Funktionen der ERP-Software anzupassen. Aber wenn das nicht geht, oder eine hohe Wertschöpfung durch Anpassungen der Software erzielt werden kann, ist dies eine sinnvolle Investition, die von vielen Unternehmen genutzt wird. Die Bandbreite dieser Anpassungen reicht von kleineren Druckanpassungen bis hin zur Programmierung von eigenen Dialogen, die die Funktionalität des ERP-Systems für das Unternehmen erweitert. Ein weiterer Aspekt, der häufig individuelle Programmierarbeiten notwendig macht, ist die Erstellung oder Anpassung an Schnittstellen zu anderen Programmen oder Services. 

Hilfe, Support und Schulungen 

Weitere wichtige Aspekte jeder Unternehmenssoftware sind Hilfe und Support sowie Schulungen und Trainings, die neue Nutzer an die Software heranführen und bei Problemen mit Rat zur Seite stehen. SilverERP verfügt über eine Support-Hotline, die jeden Werktag bei Fragen und Problemen Hilfestellung leisten kann. Darüber hinaus verfügt unsere Cloud-ERP-Software über eine integrierte Online-Dokumentation, die die vielfältigen Funktionen und Dialoge ausführlich beschreibt. Zur Systemeinführung bietet die yQ-it GmbH als Anbieter von SilverERP diverse Schulungspakete, um Ihre Key-User mit SilverERP vertraut zu machen.  

Über yQ-it

Das Portfolio besteht aus WEB- und SAAS-Lösungen für Cloud und Intranet. Im Mittelpunkt der Arbeit steht SilverERP, eine Unternehmenssoftware, die sowohl im Internet als auch im lokalen Netzwerk betrieben werden kann. Die yQ-it GmbH mit Sitz in Seligenstadt besteht seit 2011 und bündelt mehr als 30jährige Erfahrung in der Entwicklung datenbankbasierter Anwendungen mit aktuellen Standards der Informationstechnologie.

Weitere Informationen: www.silvererp.com sowie www.yq-it.com

Mascha Schluckebier

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