Praktische Komfortfunktionen des Terminkalenders

Komfortable Terminverwaltung mit ERP-Integration

SilverERP verfügt über einen eigenen Termin-Kalender, der es mit den Funktionen gängiger Kalenderlösungen aufnehmen kann. Die tiefe Integration mit dem Online-ERP-System jedoch erlaubt Funktionen, die Standard-Kalendersoftware nicht anbieten kann. Der SilverERP-Terminkalender ist jederzeit nur einen Klick entfernt. Über eine dedizierte Taste der Symbolleiste kann die Terminverwaltung nahezu aus jedem Dialog des ERP-Systems aufgerufen werden. So bleiben alle Termine im Blick und neue Kalendereinträge lassen sich in wenigen Sekunden anlegen. 

So ist es möglich, aus den meisten System-Dialogen, Journaleinträge zu verfassen, die automatisch mit den unterliegenden Datensätzen verknüpft werden. Termine, Erinnerungen oder Notizen lassen sich auf diese Weise dokumentieren und Verlinkungen zu den Vorgängen oder Stammdaten geben Kontext. 

ERP-System Terminverwaltung

Abb.: SilverERP verfügt über einen vollwertigen mit dem ERP-System integrierten Terminkalender

Zusätzlich zur Integration mit dem ERP-System, zeichnet den Kalender vor allem die Funktionen zur Kollaboration aus. Ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept erlaubt die feingraduelle Freigabe von Terminen und Kalendern zwischen den Anwendern. 

Kalenderansichten

ERP-System Kalenderansichten

Kalenderansichten erlauben die Organisation von freigebenen Mitarbeiter- oder Gruppen-Kalendern

Jeder SilverERP-Anwender erhält mit dem Zugang zum ERP-System einen eigenen Kalender. Der Mitarbeiter-Kalender kann für die eigene Termin-Verwaltung eingesetzt werden. Darüber hinaus verfügt der SilverERP-Terminkalender über ein Berechtigungssystem zur Zuweisung von Lese-, Schreibe- und Adminrechten sowie die Option beliebig viele Team- bzw. Gruppenkalender einzusetzen. Damit der Zugriff auf viele unterschiedliche Kalender übersichtlich bleibt, stellt der Terminkalender unseres Online-ERP-Systems sinnvolle Werkzeuge zur Organisation der Termine bereit. 

  • Individuell einstellbare Kalenderfarben erhöhen die Übersichtlichkeit, auch bei vielen Terminen
  • Die Sichtbarkeit von Terminen kann per Klick für eingerichtete Kalender ein- oder ausgeschaltet werden
  • Die Livesuche erlaubt die zielgenaue Suche von Terminen
  • Frei definierbare Kalenderansichten ermöglichen die Gruppierung von Kalendern, z.B. um zwischen persönlichen und Gruppenkalendern zu unterscheiden

Kalenderansichten können individuell vom Anwender angelegt werden. Standardmäßig startet jeder ERP-Nutzer mit einer ersten Kalenderansicht, die lediglich den eigenen Mitarbeiterkalender enthält. Falls das Berechtigungskonzept des Unternehmens vorsieht, dass Gruppenkalender eingesetzt werden sollen, oder dass auch Kalender untereinander freigeben werden sollen, dann können diese unterschiedlichen Kalender und Termine mit Hilfe von Kalenderansichten sinnvoll gruppiert werden.  

Gruppenkalender

Wie Eingangs erwähnt, verfügt jeder SilverERP-Anwender über einen eigenen Mitarbeiterkalender. Dort werden Kalender-Termine oder Logbuch-Vermerke des Anwenders eingetragen. Möchte das Unternehmen darüber hinaus Team- bzw. Abteilungskalender einsetzen, können vom System-Admin beliebige Gruppenkalender eingerichtet werden. Auch diese Gruppenkalender unterstützen bis auf die Mitarbeiter-Ebene die Zuweisung von Lese-, Schreib- oder Adminrechten. Damit lassen sich Firmenkalender einrichten, die von einem kleinen Kreis, z.B. der Geschäftsführung oder Personalabteilung, administriert und von den Beschäftigten gelesen werden dürfen. 

Schnellzugriff auf Kalender und Termine

ERP-System Kalenderansichten

In den meisten ERP-Dialogen, immer wenn die Symbolleiste sichtbar ist, kann per dedizierter Taste auf den Terminkalender zugegriffen werden. Einerseits erlaubt dies die einfache Terminabstimmung, ohne den Ausgangsdialog zu verlassen, andererseits kann der Anwender mit wenigen Klicks eine Erinnerung oder einen neuen Termin anlegen, der automatisch mit dem Ausgangsdialog verknüpft wird. So stehen dem Anwender auch zu einem späteren Zeitpunkt alle Vorgangsinformationen zu Verfügung, da der Kalendereintrag Verknüpfungen zu den ERP-Daten aufweist. 

Das Logbuch

ERP-System Logbuch

Mit Logbuch-Einträgen lassen sich zusätzliche Informationen zu Kunden, Lieferanten oder einzelnen Bewegungesdaten/Vorgängen erfassen

Eine Besonderheit des Terminkalenders sind die sogenannten Logbuch-Einträge. Ein Logbuch-Eintrag ist ein Kalendereintrag, der an einen Vorgang oder einen beliebigen anderen Datensatz angeheftet wird. Mit Logbuch-Einträgen lassen sich Informationen festhalten, die im Zusammenhang mit dem Vorgang stehen, die für die Kommunikation mit dem Team wichtig sind oder aus anderen Gründen dokumentiert werden sollen. Auch Logbuch-Einträge weisen Verknüpfungen auf, die mit der Erstellung des Eintrags automatisch von SilverERP angelegt werden. Logbuch-Einträge können als Indikator der Kundenbeziehung eingesetzt werden, indem man das Logbuch eines Kunden aufruft und sich die letzten Einträge betrachtet. Logbuch-Einträge, die im Zusammenhang mit Bewegungsdaten angelegt wurden, also z.B. als Kommentar zu einer Rechnung oder Mahnung, werden nämlich gesammelt im Logbuch-Register des Kunden dargestellt. Das Gleiche gilt für Interessenten und Lieferanten. 

Falls Sie noch mehr Informationen über den SilverERP-Terminkalender erfahren möchten, werfen Sie gerne einen Blick auf die Online-Dokumentation unseres ERP-Systems. Weitere Beiträge aus der Serie "Über Silver".

 

Mascha Schluckebier

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