Einführung eines cloudbasierten ERP-Systems

Bevor wir die Argumente für die Einführung eines cloudbasierten ERP-Systems diskutieren, soll dieser Beitrag einen Überblick geben, was generell die Vorteile eines ERP-Systems ausmachen.

Zentrale Datenhaltung

Für viele Unternehmen ist die zentrale Datenhaltung eines der wichtigsten Argumente für die Einführung eines ERP-Systems. Es ist nicht praktikabel mit unterschiedlichen Datenbeständen zu arbeiten, weil jedes Team oder Abteilung ihre eigene Softwarelösung verwendet. Dies verhindert einen effektiven Datenaustausch zwischen Abteilungen oder verursacht unnötige Komplexität durch Schnittstellen, die fortlaufend aktualisiert werden müssen. Nicht zuletzt ist es viel komplizierter Benutzerrollen und Datenbackups für unterschiedliche Insellösungen bereitzustellen und zu warten.  

Im Gegensatz zu unterschiedlichen Programmen, Listen und Datenbeständen, die miteinander synchronisiert werden (oder auch nicht) bietet ein ERP-System einen zentralen Datenbestand, der für das ganze Unternehmen gilt. Da alle wesentlichen Informationen des Unternehmens somit nur noch im ERP-System verwahrt werden, und nicht mehr überall verteilt liegen, sorgt dies für eine bestmögliche Datenqualität. Kundendaten sind aktuell, Artikelstammdaten können zentral gepflegt und bearbeitet werden, Zugriffsrechte werden idealerweise über ein rollenbasiertes Rechtssystem verwaltet.

Team-übergreifende Zusammenarbeit

Wie oben beschrieben, ist die übliche Arbeitsweise eines Unternehmens bevor ein ERP-System eingeführt wird, die Verwendung von vielen einzelnen Werkzeugen. Möglicherweise existieren sogar spezielle über Jahre programmierte Insellösungen, die nur in einzelnen Bereichen des Unternehmens eingesetzt, und vielleicht sogar nur von wenigen Mitarbeitern genutzt und verstanden werden. Auch wenn diese Werkzeuge oft mit großen Engagement aufgebaut, gepflegt und verwendet werden, ist es natürlich nicht im Sinne des Unternehmens das Know-How auf wenige Kernpersonen in selbstgestrickten Anwendungen zu konzentrieren. Diese speziellen Insel-Lösungen sind schwer aktuell zu halten (falls es überhaupt noch Updates vom Hersteller gibt) und häufig werden die enthaltenen Daten in diesen Anwendungen "gefangen gehalten", weil keine Schnittstellen zum Austausch existieren. Dies verhindert Team-übergreifende Zusammenarbeit und stellt das Unternehmen auch in anderen Bereichen vor Probleme: Wie effektiv kann die eigene Datensicherheitsstrategie in einer zerklüfteten IT-Infrastruktur sein? Wie kann sichergestellt werden, dass alle essentiellen Unternehmensdaten adäquat gegen Datenverlust gesichert sind? Verfügen alle Einzellösungen über die notwendigen Sicherheitsstandards, um den Datenschutz zu gewährleisten? 

Im Gegensatz hierzu bietet die Nutzung eines ERP-Systems, dass alle Vorgänge miteinander integriert, wesentlich mehr Transparenz. Bei einem leistungsfähigen ERP-System wie SilverERP werden sämtliche Unternehmensabläufe in einer Software digital abgebildet. Das ERP-System unterstützt das Unternehmen, internere Abläufe und Ressourcen so effizient wie möglich zu gestalten. Die Abkehr von diversen Einzellösungen erlaubt es dann auch, Ressourcen unternehmensweit gemeinsam zu nutzen. Unter dem Strich führt das zu einer höheren Kommunikation innerhalb des Unternehmens und in der Regel auch zu einer Verbesserung der Datenqualität, da alle beteiligten Mitarbeiter mit den gleichen Daten arbeiten (Hinweis: "Viele Köche verderben den Brei" gilt allerdings auch in diesem Zusammenhang. Es ist ratsam, mit Hilfe von Arbeitsanweisungen oder sonstigen Richtlinien klare Regeln für die Datenpflege oder Neuanlage von Datensätzen festzulegen. Anderenfalls kann die Qualität der Daten selbst in einem ERP-System, insbesondere bei einem großen Artikel- und/oder Kundenstamm, leiden oder unübersichtlich werden). 

Leistungsfähige ERP-Lösungen bilden die typischen Funktionseinheiten eines Unternehmen digital mit Hilfe von Modulen oder Programmmasken ab. So verfügt auch SilverERP über hunderte von Dialoge für die Steuerung Ihres Unternehmens: Materialwirtschaft, Produktion (inkl. Produktionsplanung und -Steuerung), Bedarfsermittlung und Einkauf, Verkauf, Customer-Relation-Management, Stammdatenverwaltung, Controlling und Finanzen, Personal (Zeiterfassung, Urlaubsplanung, Krankheit) sowie Dokumentmanagement. 

Effizientere Arbeitsabläufe

Ein ERP-System erleichtert die Bearbeitung von Kundenaufträgen, nicht zuletzt auch deshalb, weil alle Beteiligten den gleichen Wissenstand über ein Projekt oder Auftrag besitzen. Aber das ist nicht der einzige Vorteil, den eine voll-integrierte ERP-Software bietet. Bei der Bedienung eines Kundenauftrags wird die ganze Kette, von der Auftragserfassung bis zur Rechnungsstellung und allen Zwischenschritten, im ERP-System logisch abbildet. Nach dem Versand der Rechnung helfen dedizierte Dialoge bei der Überwachung der Zahlungseingänge und erlauben den Versand von Mahnungen, falls Zahlungseingänge ausbleiben. Dabei sind die Dialoge logisch miteinander verknüpft, so dass die jeweils nächsten Schritte sofort ausgeführt werden können; etwa um direkt nach Erstellung des Lieferscheins den Rechnungsversand anzuschieben. Das Besondere an unserem ERP-System ist, dass automatisch alle erstellten Belege im integrierten Dokumenten-Management-System abgelegt werden. So entsteht eine lückenlose Dokumentation des Vorgangs, sogar inklusive etwaiger Revisionen, die an einem Beleg durchgeführt wurden. Da dem ERP-System alle Besonderheiten eines Kunden bekannt sind, sorgt es für reibungslose Abläufe in der Abwicklung der Kundenaufträge. Im System werden Kundenrabatte, Kundensonderpreise und Lieferbedingungen hinterlegt, und diese greifen automatisch bei der Auftragserfassung. Selbstverständlich können auch Limits hinterlegt werden, um das Risiko je Kunde einzugrenzen. Die Software unterbindet weitere Aufträge beim Erreichen dieser Schwelle. Das ERP-System weiß außerdem, ob der Kunde Einzel- oder Sammelrechnungen bevorzugt, ob die Rechnungen per E-Mail (an eine bestimmte E-Mail Adresse der Buchhaltung adressiert) oder per Post verschickt werden müssen. 

Ein weiterer Pluspunkt von klar definierten Prozessen ist die Möglichkeit, durch Systematisierung häufige Fehler zu vermeiden und Abläufe zu vereinfachen. Umständliche, zeitaufwendige Vorgänge werden mit Hilfe von Vorlagen und Automatisierung, auf wenige Schritte abgekürzt. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Abläufe im Stapelverfahren durchzuführen, was den Zeitaufwand bestimmter Aufgaben nochmals deutlich reduziert. Während die oben beschriebenen Vorteile des ERP-Systems, die Optimierung von Geschäftsabläufen aus Sicht des einzelnen Mitarbeiters beschreiben, ist die Betrachtung der Wertschöpfung im Gesamtunternehmen das zweite zentrale Argument für die Umstellung auf ein ERP-System. Die zentrale Verwaltung von Stammdaten (nsbesondere Kunden, Lieferanten, Artikel und Preise), erlaubt es, diese Daten in gemeinsamen und nachfolgenden Prozessen einzusetzen. So werden Bedarfe in einzelnen Artikeln durch Kundenaufträge ausgelöst. Und die Neuanlage einer Rechnung führt zeitgleich zu einer Offene-Posten-Buchung in der Buchhaltung.

Vorteile einer Cloud-ERP Software

Der Entscheidung für ein ERP-System eines Cloud-Anbieters bringt viele Vorteile:

• Kalkulierbarkeit der Kosten und überschaubare Investitionen bei der Einführung der neuen Software.
• Betrieb der Software erfolgt direkt durch den Anbieter, wodurch eine hohe Verfügbarkeit gewährleistet wird.
• Das Unternehmen muss sich nicht um Serverprobleme, Wartung, Updates oder Ähnliches kümmern.
• Flexibilität beim Roll-Out und Betrieb, da jederzeit Lizenzen hinzugebucht oder aufgegeben werden können.
• Schnelle und häufige Updates, die direkt vom Anbieter der Cloud-ERP Software bereitgestellt werden.
• Die Anforderungen an die Computersysteme, die für den Zugriff auf das ERP-System genutzt werden, sind sehr niedrig. Da die Anwendung auf den Servern des Anbieters läuft, wird für den Zugriff lediglich ein internetfähiges Gerät benötigt. SilverERP beispielsweise kann von jedem Computer, Notebook, Tablet oder Mobiltelefon genutzt werden. Es werden keine speziellen Anforderungen an das Betriebssystem oder die Hardware gestellt. 
• Hohe Sicherheitsstandards und Datensicherheit durch überwachte Backup-Systeme.
• Falls gewünscht sind System-Anpassungen an die Unternehmensprozesse jederzeit möglich.

Kalkulierbarkeit der Kosten

SilverERP verfügt über ein Lizenzmodell, welches eine klare Kalkulationsbasis für die Nutzung der Software ermöglicht. Es ist jederzeit möglich, weitere Lizenzen zu bestellen, um sich flexibel auf die Anforderungen des Geschäftsbetriebs einzustellen.

Keine Wartung, hohe Verfügbarkeit

Ein bedeutender Vorteil von Cloud-Diensten ist die unkomplizierte Bereitstellung. Die Software wird auf den Servern des Anbieters betrieben und professionell gewartet und aktualisiert. 

Flexibilität und Skalierbarkeit

Das Cloud-ERP wächst mit dem Unternehmen mit. Sollen zusätzliche Arbeitsbereiche an das ERP-System angebunden werden, können flexibel zusätzliche Lizenzen dazu bestellt werden. Das gilt natürlich auch für saisonelle Phasen, zu denen weitere Zugänge je nach Bedarf hinzugefügt werden können. Das Unternehmen zahlt dabei stets nur die benötigten und aktiv genutzten Lizenzen.

Schnelle und häufige Updates

Schnelle und häufige Updates sorgen dafür, dass die ERP-Software fortlaufend Verbesserungen und Sicherheitsupdates erhält. Das Entwicklerteam kann so auch auf Veränderungen reagieren, die durch neue rechtlichen Rahmenbedingungen entstehen (so z.B. im Zusammengang der TSE bei digitalen Kassensystemen). 

Geringe Anforderungen an die Hardware

Dadurch, dass die Anwendung über die Server des Cloud-Anbieters bereitgestellt wird, sind die Anforderungen an die Hardware des Endnutzers relativ gering: Es werden alle gängigen Betriebssysteme und Endgeräte unterstützt. Für den Zugriff auf das ERP-System ist einzig ein moderner Webbrowser und eine Internetverbindung notwendig. Mitarbeiter im Aussendienst greifen mit Hilfe von Tablet-Computern und Cellular-Verbindung auch von Unterwegs auf das System zu (gleiches gilt z.B. auch für größere Werkhallen, wo es schwierig ist durchgängig WLAN-Netze zu betreiben). 

Sicherheit

Datensicherheit und Datenschutz spielen ohnehin eine wichtige Rolle für jedes Unternehmen. Daten müssen adäquat vor unberechtigten Zugriff, aber auch vor Datenverlust geschützt werden. Professionelle Cloud-Software wie SilverERP verfügen über ein umfangreiches Sicherheitskonzept, um Datensicherheit und Datenschutz zu gewährleisten (u.a. Rollen und Berechtigungen, Verschlüsselung, Sichere Passwörter, Einschränkung des Zugriffs über IP-Adresse und/oder Zeitfenster, fortlaufende Datenbackups, Protokollierung von Änderungen).

Systemanpassungen

SilverERP verfügt über umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten, um das ERP-System an die Arbeitsweise und Anforderungen des Unternehmens anzupassen. Oft aber können durch Systemanpassungen zusätzliche Effizienzsteigerungen erreicht werden. Unser Entwickler-Team verfügt über große Erfahrung solche Gelegenheiten zu erkennen und mit geeigneten Anpassungen, eine Optimierung der digitale Geschäftsprozesse zu erreichen.

Was gibt es beim Einsatz eines Cloud-ERP zu beachten?

Die reine Systemumstellung auf ein Cloud-ERP-System ist in der Regel unkompliziert, insbesondere auch deswegen, weil lokal keine Software installiert werden muss. Aber wie bei allen Cloud-Diensten gibt es einige Punkte, die man beachten sollte. 

Da die Daten in der Cloud über das Internet bereitgestellt werden, benötigt man eine zuverlässige Internetverbindung, um auf das ERP-System zugreifen zu können. Aufgrund der Tatsache, dass die Daten nicht auf den Servern des Unternehmens verarbeitet werden, müssen in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit zusätzliche Überlegungen getroffen werden. Dazu gehört beispielsweise die Frage, ob die Daten auf deutschen oder europäischen Servern verarbeitet werden und im Allgemeinen die rechtlichen Anforderungen der DSGVO an die Datenverarbeitung beachtet werden. 

Übrigens, Unternehmen, die auf häufige und schnelle Updates (und den anderen Vorteilen, die eine Cloudlösung bieten) verzichten können und sich den Betrieb der Servern selbst zutrauen, können SilverERP auch als On-Premise Installation nutzen. 

Einführung des ERP-Systems

Nach der Entscheidung für ein Cloud-ERP-System beginnt die Vorbereitungsphase für die Einführung des Systems. Hierbei geht es u.a. um die Aufbereitung der Daten und die Durchführung der Datenmigration aus den bisher genutzten Systemen in das neue System, die Überprüfung der Frage, wie gelebte Abläufe und Geschäftsprozesse zukünftig mit dem ERP-System umgesetzt werden können und natürlich auch um die Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, damit diese in kurzer Zeit mit der neuen Software effizient umgehen können. In der Vorbereitungsphase ist es wichtig, genügend Zeit einzuplanen und Key-User frühzeitig einzubinden, damit diese später als Multiplikatoren in der Einführungsphase dienen können. Im Idealfall können durch die frühzeitige Einbindung aller relevanten Geschäftsbereiche sogar Systemanpassungen vorgenommen werden, um die Software an die speziellen Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen.  

Unser erfahrenes Team an Projektleitern, Entwicklern und Trainern steht Ihnen bei Vorbereitung, Umstellung und später als Partner im Livebetrieb der Software mit Rat und Tat zur Seite. 

Über yQ-it

Das Portfolio besteht aus WEB- und SAAS-Lösungen für Cloud und Intranet. Im Mittelpunkt der Arbeit steht SilverERP, eine Unternehmenssoftware, die sowohl im Internet als auch im lokalen Netzwerk betrieben werden kann. Die yQ-it GmbH mit Sitz in Seligenstadt besteht seit 2011 und bündelt mehr als 30jährige Erfahrung in der Entwicklung datenbankbasierter Anwendungen mit aktuellen Standards der Informationstechnologie.

Weitere Informationen: www.silvererp.com sowie www.yq-it.com