Eine Zusammenstellung aller Artikel, die mit dem Begriff "dms" verschlagwortet wurden
Zahlreiche Änderungen des aktuellen Updates betreffen das Dokumenten-Management-System
Zahlreiche Änderungen des aktuellen Updates betreffen das DMS. Einige dieser Neuerungen werden ebenfalls im aktuellen Changelog-Video kurz vorgestellt. Die Änderungen im Einzelnen sind:
Sammelrechnungen beachten nun die nachfolgenden Firmenstammparameter im Register „Sachbearbeiter“ (wenn jeweils eindeutig): „Sachbearbeiter aus Auftrag übernehmen“, „Kurztexte aus Auftrag übernehmen“, „Referenz aus Auftrag übernehmen“ sowie „Ansprechpartner aus Auftrag übernehmen“.
Das führt auch dazu, dass wenn der der Firmenstammparameter "Sammelrechnungen nach Sachbearbeiter gruppieren" aktiv ist, die Sammelrechnungen den Sachbearbeiter des Auftrags enthalten (und nicht den angemeldeten Mitarbeiter). Wenn der vorgenannte Firmenstammparameter nicht aktiv ist und somit der Sachbearbeiter nicht eindeutig ist, führt die Sammelrechnung den angemeldeten Mitarbeiter auf.
Ist der Firmenstammparameter „Sachbearbeiter aus Auftrag übernehmen“ ausgeschaltet, wird in jedem Fall der angemeldete Benutzer in der Sammelrechnung aufgeführt.
Eine Übersicht aller Änderungen inklusive Revisionnummern finden Sie auch im Changelog.
Der Begriff Telearbeit (oder Heimarbeit) beschreibt Arbeitsformen, bei denen die Mitarbeiter ihre Arbeit…
Wenn Arbeiten überwiegend am Computer durchgeführt werden, dann ist die Bereitstellung von Telearbeitsplätzen prinzipiell auch leicht umzusetzen. Zu den typischen Tätigkeiten im Büro zählen:
Alle diese Aufgaben werden in der Regel am Computer erledigt und können mit der passenden Infrastruktur auch in der Form der Heimarbeit durchgeführt werden. Bevor ich zeige, welche Werkzeuge wir in unserem Unternehmen für Telearbeit und Homeoffice einsetzen, zunächst noch ein paar praktische Tipps aus Sicht des Datenschutz.
Nicht erst seit Einführung der DSGVO haben die Themen Datenschutz und Datensicherheit eine große Bedeutung für Unternehmer. Wenn die Verarbeitung von personenbezogenen Daten außerhalb der Geschäftsräume und der Infrastruktur des Unternehmens erfolgt, sollte für die Mitarbeiter eine Richtlinie für die Heimarbeit formuliert werden. Vor allem ist wichtig, dass auch vom Homeoffice aus die Grundsätze für die Datensicherheit gewährleistet werden. Dazu gehören:
Die Verwendung einer Online ERP-Software wie SilverERP vereinfacht viele der oben beschriebenen sicherheitstechnischen Aspekte. Der Zugriff auf unsere Cloud-ERP Software erfolgt stets unter Verwendung von Benutzername und Kennwort. Der Arbeitgeber kann sogar Zeitfenster bestimmen, zu welchen die Anmeldung gestattet ist. Wer es noch sicherer mag, beschränkt den Zugriff auf den IP-Bereich des unternehmenseigenen Netzwerks, und erlaubt die Anmeldung zum ERP-System nur unter Einsatz eines VPN-Tunnels.
Die Dokumentation von Aufgaben oder Projekten, wie auch große Teile der internen Kommunikation können über SilverERP abgebildet werden. Und natürlich werden alle Daten im ERP-System vor Verlust durch fortlaufende Daten-Backups geschützt. Das bedeutet, solange sich der Mitarbeiter im geschützten System der ERP-Software bewegt, kann er darauf vertrauen, dass die Sicherheitsrichtlinien seines Unternehmens Beachtung finden.
Die bekannten Vorteile bei der Verwendung eines Werkzeugs wie SilverERP als zentrale Säule für die Abbildung aller Geschäftsvorfälle, gelten bei der Telearbeit noch viel mehr:
Die Verwendung unsere Cloud-ERP Software im Homeoffice hat also gleichermaßen Vorteile für das Unternehmen und seine Arbeitnehmer.
Unser Unternehmen, die yQ-it GmbH, ist durchgängig für das mobile Arbeiten aufgestellt, weil die Entwicklungsarbeit beim Kunden vor Ort schon seit Jahren zu den Kernaufgaben des Unternehmens gehört. Die nachfolgenden Werkzeuge nutzen wir täglich, um die Kommunikation und Zusammenarbeit miteinander zu vereinfachen, auch wenn wir uns Unterwegs bei Kunden oder im Homeoffice befinden:
SilverERP ist natürlich unser wichtigstes und zentrales Werkzeug, in dem alle Vorgänge zusammenlaufen. Während die verschiedenen Teams und Rollen im Unternehmen eigene Schwerpunkte bei der Nutzung von SilverERP setzen, gelten die nachfolgenden Beispiele für alle Mitarbeiter:
Die wichtigsten Werkzeuge für uns, um miteinander zu kommunizieren sind zum Einen eine Sprachkonferenzsoftware, die wir verwenden, um direkte (1:1) Gespräche zwischen Kollegen zu führen oder mit ganzen Teams zu reden. Zum Anderen verwenden wir ein Online-Chat System, für den Echtzeit-Austausch von Informationen und Dateien. Auch hier gilt, dass man sich privat austauschen kann oder mit Hilfe von Kanälen (die oft themenbezogenen sind) in Gruppen kommuniziert. Beide Software-Systeme laufen auf unseren Servern und sind über die Cloud für alle Mitarbeiter erreichbar.
Wir nutzen für Telefonie eine Online-VOIP-Lösung, die uns erlaubt mit mobilen VOIP-Clients (Softphones) auch im Homeoffice erreichbar zu sein und mit unseren Kunden und Geschäftspartnern zu sprechen. Die Telefonanrufe werden über die Anlage automatisch an den Computer des Mitarbeiters weitergeleitet. Für den Anrufer spielt es keine Rolle, ob er den Mitarbeiter in unseren Geschäftsräumen oder im Homeoffice erreicht. Die Telefonanlage ist flexibel über das Online-Portal zu bedienen und erlaubt kurzfristige Umstellungen von Weiterleitungen oder den Versand von Anrufbeantworter-Nachrichten per E-Mail.
Während Geschäftsvorfälle, Belege, Stammdatensätze und Projektinformationen alle zentral in SilverERP gespeichert werden (das ist auch aus Sicht der Beachtung der DSGVO-Regelungen sinnvoll), gibt es darüber auch Daten, die wir in einem zentralen Datenspeicher –außerhalb unseres Dokumenten-Management-Sysems– ablegen. Dazu gehören interne Dokumente, wie Arbeitsanweisungen, oder projektbezogene Daten, wie Sie typischerweise im Geschäftsbetrieb anfallen. Dieser Netzwerk-Datenspeicher wird ebenfalls auf einem unserer Server betrieben und ist über die Cloud für jeden Mitarbeiter zugänglich. Die Daten gleichen sich sogar automatisch mit dem lokalen Dateisystem des Mitarbeiter-Computers ab.
Sprechen Sie uns gerne an, falls Sie SilverERP selbst ausprobieren wollen oder die Stärken unserer Cloud-ERP-Software in einer Online-Demonstration gezeigt bekommen möchten.