Notizen, überall.
Abbildung: Auch eine Notiz – eine Notiz des Typs "Info bei Änderung" sorgt dafür, dass beim Speichern einer Belegänderung die im Beleg festgelegte Nachricht angezeigt wird.
Unser ERP-System verfügt über ein integriertes System für die Verwendung von Notizen, die auf unterschiedliche Weise von unseren Anwendern eingesetzt werden. Notizen werden beispielsweise eingesetzt, um Hinweise und Warnungen bei Kunden oder Artikeln zu hinterlegen, die sich optional sogar als Pop-Up einblenden lassen, wenn die entsprechenden Datensätze aufgerufen werden. Andere Notiz-Arten ermöglichen es, zusätzliche Informationen zu Artikeln in der Form von Positionsnotizen auf Belege zu drucken. So lassen sich beliebig detaillierte Zusatzinformationen zu Artikeln auf die diversen Belegarten drucken (z.B. um erweiterte Artikeldetails auf Angebot und Auftragsbestätigung auszugeben, jedoch bei Lieferschein und Rechnung nicht).
Die unterschiedlichen Notiz-Arten bestimmen u.a. die Funktion der Notiz. Nachfolgend sind beispielhaft einige der verfügbaren Notiz-Arten aufgeführt, jeweils mit einer kurzen Beschreibung der Funktionsweise.
Notiz-Arten
Verfügbare Notiz-Arten am Beispiel der Lieferanten-Stammdaten
- Freie Notiz: Freie Notizen können genutzt werden, um bestimmte Informationen zum ausgewählten Datensatz zu hinterlegen, ohne dass dadurch eine weitere Aktion ausgelöst wird. Die Notiz wird lediglich (in diesem Kontext) beim Lieferanten gespeichert. Diese Notiz-Art steht systemweit zur Verfügung (Kunden, Artikel, Angebot, Rechnungen...).
- Info beim Laden: Soll die Notiz beim Laden des Datensatz eingeblendet werden, muss die Notiz-Art "Info beim Laden" verwendet werden.
- Info beim Ändern: Dieser Notiz-Art blendet eine Nachricht ein, sobald eine Änderung am Datensatz vornimmt und diese speichert.
- Info beim Einkauf: Diese Notiz-Art blendet die eingetragene Nachricht bei allen Einkaufsbelegen ein (also z.B. bei der Erstellung einer Anfrage oder Bestellung, aber auch bei Neuanlage einer Eingangsrechnung).
- Info beim Wareneingang: Die eingetragene Notiz erscheint bei Buchung eines Wareneingangs des ausgewählten Lieferanten.
Verfügbare Notiz-Arten im Artikelstamm
Ohne im Einzelnen auf die unterschiedlichen Notizarten einzugehen, sehen Sie in der nachfolgenden Abbildung eine Auflistung der verfügbaren Notiz-Arten des Artikelstamms, die noch umfangreicher sind als das erste Beispiel.
Abbildung: Notiz-Arten im Artikelstamm. Blau hinterlegte Notiz-Arten verfügen über Inhalte.
Der Artikelstamm verfügt zusätzlich u.a. über die nachfolgenden Notiz-Arten:
- - Info beim Verkauf: Die hinterlegte Nachricht wird bei Verkaufsbelegen angezeigt, die den jeweiligen Artikel enthalten.
- - Info beim Wareneingang: Die hinterlegte Nachricht wird bei Wareneingangsbuchungen des jeweiligen Artikels angezeigt.
- - Kopftext: Erlaubt die Angabe eines Texts, der als Positions-Kopftext in Belege übernommen werden kann.
- - Fusstext: Erlaubt die Angabe eines Texts, der als Positions-Fusstext in Belege übernommen werden kann.
- - Artikel-Einkaufs-Kopftext: Im Unterschied zu den vorgenannten Kopf- und Fusstexten kann hier festgelegt werden, dass die Texte nur bei Einkaufsbelegen eingesetzt werden sollen.
- - und noch einige mehr.
Verfügbare Notiz-Arten im Zusammenhang von Aufträgen
Für die Bearbeitung von Aufträgen stehen die nachfolgenden Notiz-Arten zur Verfügung:
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- Info beim Laden
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- Info beim Ändern
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- Warnung
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- Kopftext
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- Fusstext
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- Rechnungskopftext
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- Rechnungsfusstext
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- Lagerbelegskopftext
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- Lagerbelegsfusstext
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- E-Mail Template
Die vorgenannten Notiz-Arten stehen beispielhaft für die unterschiedlichen Möglichkeiten zur Verwendung von Notizen bei Stammdaten und Belegen. Mehr Informationen zum Notiz-Manager und den verschieden Notiz-Arten sind in der Online-Dokumentation von SilverERP beschrieben.
Mit Notiz-Vorlagen häufig verwendete Textbausteine für Alle bereitstellen
Der SilverERP Notiz-Manager, der die Notiz-Infrastruktur zur Verfügung stellt, hat zusätzlich zu den oben beschrieben verschiedenen Notiz-Kategorien noch ein paar andere Tricks auf Lager. So können für jede Notiz-Art auch Vorlagen angelegt werden, die auf Knopfdruck in die ausgewählte Notiz übernommen wird. Notiz-Vorlagen können spezifisch für eine Notiz-Art oder für alle angelegt und gespeichert werden.
Multilinguale Notizen
Genau wie die Belege unseres ERP-Systems können auch Notizen in unterschiedlichen Sprachen verfasst werden. So ist es möglich, dass für alle im System hinterlegten und genutzten Sprachen jeweils Übersetzungen der unterschiedlichen Notizen in der Zielsprache Ihrer Kunden und Lieferanten angelegt werden. SilverERP erkennt anhand der im Kunden- oder Lieferantenstamm hinterlegten Sprache, welche Notizsprache, zum Beispiel beim Druck von Belegen, gewählt werden soll.
Notizen beim Versand von E-Mails
Auch beim Versand von E-Mails, beispielsweise für die Übermittlung der Auftragsbestätigung, greift unser ERP-System auf die Funktionalitäten des Notiz-Mangagers zurück. So ist es einerseits möglich, für jede Belegart eine Notiz der Art "E-Mail Template" anzulegen, die automatisch als Textinhalt für den E-Mailversand der jeweiligen Belegart eingesetzt wird. Anderseits ist auch bei unserem E-Mail Editor der Zugriff auf die hinterlegten Notiz-Vorlagen möglich. Unsere Kunden verwenden die Notiz-Vorlagen oft auch, um Standard-Textbausteine in unterschiedlichen Sprachen zu hinterlegen, die mit wenigen Klicks in eine E-Mail Nachricht übernommen werden können. Die Notizen sind systemweit verfügbar und nicht auf einen bestimmten Nutzer eingeschränkt.
Übrigens, wer noch mehr Flexibilität beim E-Mail-Versand von Belegen benötigt, der kann den E-Mail-Versand völlig individuell je Kunde oder Lieferant über die SilverERP-Übertragungsarten konfigurieren. Die Übertragungsarten, die allgemein für alle Belegtypen oder pro Beleg und jeweils bezogen auf einzelne Kunden oder Lieferanten eingerichtet werden, ermöglichen die individuelle Ausgestaltung des Beleg-Versands. So können für Versand per E-Mail der Empfängername und E-Mail Adresse sowie individuelle Angaben für Betreff, Text und Signatur getroffen werden.
Weitere Informationen zum Termin-Kalender von SilverERP finden Sie in der Online-Dokumentation von SilverERP.